Diese 15 Excel-Tipps sollten Sie kennen, um effizienter im Umgang mit Excel zu werden und damit viel Zeit bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen zu sparen.
1. Superschnelles Speichern mit Short-Cut
Die Tastenkombination, die Sie am häufigsten einsetzen sollten: STRG + S
Damit speichern Sie schnell den aktuellen Stand Ihrer Arbeitsmappe ohne zur Maus greifen zu müssen.
Dieser Short-Cut funktioniert in allen Office-Programmen gleich.
2. „Gucken vorm Drucken“
Bevor Sie ein Dokument drucken, sollten Sie sich vorher die Seitenansicht aufrufen, um evtl. Formatierungsfehler VOR dem Drucken zu erkennen.
STRG + P ist die Tastenkombination zum Aufruf der Seitenansicht.
Dieser Short-Cut funktioniert in allen Office-Programmen gleich.
3. Ein Klick, um ALLES auszuwählen
Sie kennen bestimmt die Tastenkombination STRG + A. Mit dieser wählen Sie in einem zusammenhängenden Zellbereich alle Zellen aus oder wenn Sie eine leere Zelle irgendwo auf dem Tabellenblatt markiert haben, wählen Sie damit den gesamten Tabellenblattbereich aus.
Schneller geht’s so:
Um den Inhalt eines gesamten Tabellenblattes mit einem Klick auszuwählen, gibt es ein Rechteck (siehe Screenshot) über der Zeile 1 und neben dem Spaltenbuchstaben A.
Ein Klick darauf markiert das gesamte Tabellenblatt.
6. Effizientes und schnelles Bewegen auf Ihrem Tabellenblatt
Sie möchten sich schnell auf Ihrem Tabellenblatt bewegen?
Dann nutzen Sie die STRG-Taste in Kombination mit den Pfeil-Tasten. Damit können sie super schnell innerhalb einer Spalte/Zeile zu den letzten befüllten Zellen in der Spalte/Zeile springen und auch wieder an den Anfang zurück.
Probieren Sie es aus!
7. Mehrere Excel-Dateien auf einmal öffnen
Statt nacheinander mehrere Excel-Dateien, die Sie benötigen, zu öffnen gibt es einen zeitsparenderen Weg.
Markieren Sie im Windows-Explorer mehrere Dateien (mit STRG-Taste auswählen) und drücken Sie die RETRURN-Taste. Danach werden alle ausgewählten Dateien geöffnet.
8. Schnellzugriffsleiste individuell anpassen
Nach dem Installieren von Excel zeigt die Schnellzugriffsleiste lediglich 3 Befehlssymbole an: Speichern – Rückgängig – Wiederholen
Sie sollten sich Befehle, die Sie häufig im Gebrauch haben (und die nicht direkt über das Register Start abrufbar sind) in den Schnellzugriff bringen.
Wie passen Sie den Schnellzugriff an?
- Einfachster Weg: Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf das Symbol
- Es öffnet sich eine Auswahl mit gängigen Befehlen, die Sie direkt durch Anklicken dem Schnellzugriff hinzufügen können.
- Der Befehl „Weitere Befehle…“ bringt Sie in die Excel-Optionen.
- Hier können Sie alle Befehle aus Excel auswählen und mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ dem Schnellzugriff hinzufügen.
Passen Sie sich den Schnellzugriff individuell an und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit unnötigen Klicks!
9. Blitzschnell Zeilen oder Spalten einfügen
Ganz einfach:
- Markieren Sie das, was Sie einfügen möchten.
- Beispielsweise 2 Zeilen, indem Sie in der Zeilennummer über 2 Zeilen ziehen.
- Dann Tastenkombination STRG + eingeben
Ergebnis: Genau so viele Zeilen, wie markiert waren, werden eingefügt.
Versuchen Sie das Ganze auch mit Spalten – funktioniert genauso!
10. Blitzschnell Zeilen oder Spalten löschen
Analog zum schnellen Einfügen markieren Sie das, was Sie löschen möchten. Beispielsweise die ganze Spalte C und D.
- Markieren Sie die Spalte C und D
- Dann die Tastenkombination STRG – eingeben
Ergebnis: Ihre markierten Spalten inkl. Inhalt sind gelöscht.
11. Schnell Daten mit der Maus verschieben und kopieren
Verschieben:
Wenn Sie eine Spalte mit Daten auf einem Tabellenblatt verschieben möchten:
- Spalte markieren, die Sie verschieben möchten
- Es erscheint eine Bereichsumrandung. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger irgendwo an den Rand dieser Bereichsumrandung. Es erscheint ein 4fach-Pfeil.
- Wenn Sie den Verschiebe-Pfeil (4fach-Pfeil) haben, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Spalte in dem Fall auf die gewünschte Stelle.
Kopieren
Wenn Sie eine Spalte mit Daten auf einem Tabellenblatt kopieren möchten, halten Sie beim Verschieben (wie oben beschrieben) zusätzlich die STRG-Taste gedrückt.
12. Ausfüllen mit Doppelklick
Excel bietet Ihnen die komfortable Ausfüllfunktion, d. h. Sie können einen Startwert eingeben, diesen anschließend markieren, an das Ausfüllkästchen (an der Bereichsumrandung unten rechts) zeigen und dieses nach oben, unten, rechts oder links ziehen. Je nach Startwert werden die Inhalte kopiert oder als Datenreihe ausgefüllt.
Häufig wird diese Ausfüllfunktion eingesetzt um Daten nach unten auszufüllen, z. B. das Kopieren einer Formel. Wenn Sie nun statt am Ausfüllkästchen nach unten zu ziehen am Ausfüllkästchen einen Doppelklick machen, füllt Ihnen Excel die Datenreihe automatisch so weit nach unten aus, wie angrenzende Nachbarspalten gefüllt sind.
Probieren Sie es aus!
13. Direkte Eingabe des gleichen Wertes in mehrere Zellen
Sie möchten in einen bestimmten Zellbereich den gleichen Wert eingeben, ohne diesen zu kopieren?
- Markieren Sie die Zellen, in denen die Eingabe stattfinden soll
- Innerhalb dieser Markierung ist danach die erste Zelle als aktive Zelle hervorgehoben. Hier erfolgt nun die Eingabe des Wertes.Geben Sie den Wert ein und schließen Sie die Eingabe mit STRG + RETURN
Danach steht der eingegebene Wert in allen markierten Zellen.
14. Schnelle Suche auf dem Tabellenblatt
Sie suchen nach einem bestimmten Wert oder Begriff?
STRG + F ruft das Dialogbild „Suchen und Ersetzen“ auf.
15. Führende Nullen einfach eingeben
Sie möchten folgenden Wert in eine Zelle eingeben: 0001234
Wenn Sie diese Zahlen „einfach“ in eine Zelle eingeben und mit Return bestätigen, werden die führenden Nullen nicht gezeigt. Sie könnten jetzt natürlich auch mit der benutzerdefinierten Formatierung eine Lösung finden.
Noch einfacher geht es so:
Geben Sie ein Hochkomma vorangestellt ein: ‚0001234 und dann Return. Excel wird Ihnen die führenden Nullen zeigen, da das Hochkomma dafür sorgt, dass die Eingabe als Text interpretiert wird.
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