Kostenlose Excel-Vorlage
Der Excel-URLAUBSPLANER
Alle Jahre wieder, das Thema Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen.
Machen Sie es sich einfach mit meinem kostenlosen Excel-Urlaubsplaner, inkl. Resturlaubsanzeige, automatischer Übernahme von Feiertagen/freien Tagen, Ferien
Downloaden – mit Ihren Angaben versehen – Fertig!
Das kann die kostenlose Version des Excel-Urlaubsplaners
- Urlaub von max. 2 Mitarbeiter/Personen einfach und übersichtlich verwalten
- Ganze oder halbe Urlaubstage können eingegeben werden
- Resturlaub wird automatisch ermittelt
- Automatische Farbkennzeichnung von Samstagen, Sonntagen und Feiertagen
- Feiertage oder sonstige freien Tage können individuell ergänzt werden
Schauen Sie sich im Video an, wie einfach die Vorlage genutzt werden kann! (auch für 2025)
Vorlage EXCEL Urlaubsplaner 2025:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen
Download der Voll-Versionen für das Jahr 2025
Vorlage EXCEL Urlaubsplaner 2024:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen
Download der Voll-Versionen für das Jahr 2024
Häufige Fragen und Antworten zur EXCEL-Urlaubs-Vorlage
Was ist der Excel Urlaubsplaner?
Der Excel-Urlaubsplaner dient der einfachen und übersichtlichen Verwaltung von Urlaubstagen mit EXCEL. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Vorlage, die auf meiner Website www.schwed.org kostenlos zum Download bereitsteht.
Sie wurde speziell entwickelt, um Unternehmen aller Größen bei der effizienten Planung und Verwaltung von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen zu unterstützen.
Für wen ist der Excel Urlaubsplaner gedacht?
Meine Excel Urlaubsplaner Vorlage ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups, sowie HR-Abteilungen größerer Unternehmen, die eine kosteneffektive, leicht zu bedienende Lösung zur Urlaubsverwaltung suchen. Er eignet sich auch hervorragend für Teamleiter und Manager, die einen klaren Überblick über die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder behalten möchten.
Laden Sie sich einfach die kostenlose Testversion für 2 Mitarbeiter herunter. Die Testversion hat etwas eingeschränkte Funktionalitäten und kann nicht individuell angepasst werden.
In den Bezahlversionen stehen Ihnen mehr Möglichkeiten zur Verfügung und die individuelle Anpassung der Vorlage nach Ihren Wünschen können Sie mit entsprechenden EXCEL-Kenntnissen einfach vornehmen.
Vorteile der EXCEL-Vorlage für die Urlaubsplanung
Die Hauptvorteile des Excel Urlaubsplaners 2024 umfassen:
- Einfache Bedienbarkeit: Keine komplexen Installationen oder Schulungen erforderlich, keine Makros.
- Flexibilität: Vollständig anpassbar an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens.
- Übersichtlichkeit: Klare Ansicht von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen in einer einzigen Vorlage.
- Datenschutz: Ihre Daten bleiben sicher auf Ihrem eigenen System, ohne die Notwendigkeit externer Software.
Welche EXCEL-Version wird benötigt?
Alles, was Sie benötigen, ist eine aktuelle Version von Microsoft Excel. Meine Vorlage ist kompatibel mit Excel-Versionen ab 2010 aufwärts.
Die Vorlage ist nicht geeignet für OpenOffice, LibreOffice oder Google Sheets.
WICHTIGE Hinweise zur Nutzung des Excel-Urlaubsplaners
Das sollten Sie vor der Bearbeitung der Urlaubsvorlage unbedingt beachten:
- Erstellen Sie zuerst eine Kopie der Original-Vorlage, damit diese auch in kommenden Jahren von Ihnen genutzt werden kann.
- Seit 2023: Mitarbeiternamen sind sortierbar (genaue Anleitung erhalten Sie nach dem Kauf)
- KEINE Zeile aus dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ löschen. Wenn Sie eine Zeile löschen, führt das zu Bezugsfehlern in den Monatstabellenblättern.
Auch hier gilt, solange noch kein Urlaub eingetragen wurde, können Sie die Mitarbeiternamen auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ einfach überschreiben.
BLENDEN Sie stattdessen die Zeilen aus! - Wenn Sie den Urlaubsplaner für weitere Jahre nutzen möchten, müssen Sie einen Blick auf den Februar werfen und das „Schaltjahr“ oder „kein Schaltjahr“ beachten. Vor allem in der Ansicht „Jahreskalender„!
Erweiterte Funktionen in der Bezahlversion der Excel-Urlaubsvorlage
Zusatzfeatures in den Bezahlversionen für bis zu 10, 20, 50 oder 100 Mitarbeiter (ab Version 2025 stehen auch Versionen für 30 und 75 MA bereit)
- Komplett-Zugriff auf die Excel-Datei ohne Kennwort
- der Urlaubsplaner ist beliebig erweiterbar und von Ihnen veränderbar
- Navigations-Menü erleichtert die Eingabe und den Überblick
- Resturlaubstage aus dem Vorjahr können eingetragen und berücksichtigt werden
- Feiertage und Wochenenden werden automatisch angezeigt
- Schulferien können farblich hervorgehoben werden.
- NEU in 2024: Jahresübersicht einzelner Mitarbeiter zum Ausdrucken inkl. Urlaubsantrag
diese neue Funktionalität wird Ihnen nochmal mehr Zeit sparen! - Mit dem Jahreskalender haben Sie den kompletten Urlaub aller Mitarbeiter in einer Gesamtübersicht
- Hinzufügen / Entfernen von nicht benötigten Tabellenblättern steht Ihnen offen
- Vollständige Anpassbarkeit aller Tabellenblätter – ergänzen sie die Excel-Vorlage nach Ihren Wünschen
- Optimiert für die Eingabe der Daten und für den Ausdruck
Aufbau und Anpassung der Excel-Vorlage
Die Excel-Vorlage zur einfachen Verwaltung der Mitarbeiter-Urlaubstage mit automatischen Feiertagen, Ferien und Resturlaub-Berechnung gibt es in verschiedenen Varianten:
Kostenlos für Privatpersonen (nicht veränderbar) und Unternehmens-Versionen mit erweiterten Funktionen.
Der grundsätzliche Aufbau und die Anpassungen aller Versionen sind gleich.
Beispiel-Screenshot Monatstabellenblatt
Die kostenlose Version eignet sich ausgezeichnet, um den Urlaub von 2 Mitarbeitern einfach und übersichtlich mit Excel zu erfassen.
Machen Sie sich keine Gedanken um das WIE, sondern tragen Sie lediglich die Daten ein und fertig!
Wenn Sie mehr als 2 Mitarbeiter mit dem Excel-Urlaubsplaner verwalten möchten, nutzen Sie einfach eine der Bezahlversionen.
In den Bezahlversionen stehen erweiterte Möglichkeiten zur Verfügung, die die Urlaubsplanung nochmal wesentlich vereinfachen.
Schauen Sie sich in den Screenshots die Zusatz-Features an.
Screenshot „Resturlaub aus dem Vorjahr ist erfassbar“
Screenshot „Navigations-Menü“ zur besseren Übersicht und schnelleren Navigation innerhalb der Monate
Die Jahresübersichten sind ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners. (Siehe Menüpunkt „Jahresübersichten“ weiter unten)
Mitarbeiter und Urlaubstage erfassen
- Nach dem Herunterladen und dem Anfertigen einer Kopie tragen Sie jeweils die Mitarbeiternamen und den entsprechenden Urlaubsanspruch auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ ein.
Danach werden die Mitarbeiternamen und der Urlaubsanspruch auf alle Tabellenblätter automatisch übernommen. - Um Urlaub einzutragen, markieren Sie den entsprechenden Tag mit der Maus und geben ein „1“ oder „0,5“ für halbe Urlaubstage ein.
Der Urlaubstag wird grün hervorgehoben und der Resturlaub automatisch berechnet.Excel-TIPP
Sie möchten mehrere Tage Urlaub auf einmal eintragen?
Markieren Sie zunächst alle Urlaubs-Tage im Tabellenblatt, die als Urlaub gekennzeichnet werden sollen.
Dann geben Sie 1 (oder 0,5) ein und schließen die Eingabe mit STRG + Return ab. 😀
Jahresübersichten in der Vorlage Excel Urlaubsplan
Die Jahresübersichten sind nur in den Bezahlversionen enthalten und ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners
Alle Monate mit Urlauben aller Mitarbeiter haben Sie hier im Blick!
Screenshot Jahreskalender aller Urlaubstage alle Mitarbeiter (analog für 2024)
Screenshot „Jahresübersicht genommener Urlaub pro Mitarbeiter“
Screenshot „Jahresübersicht Resturlaub pro Monat“
NEU ab 2024: Einzelansicht pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag zum Ausdrucken
Anpassen der Farbe für Sa / So / Feiertage bzw. für Urlaub
In den Bezahlversionen des Urlaubsplaners können Sie die Farbgestaltung ganz Ihren Wünschen anpassen.
Samstag/Sonntage und die Feiertage sind mit der Excel-Funktion „Bedingte Formatierung“ realisiert.
Um die Bedingte Formatierung anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie das entsprechende Tabellenblatt an.
- Wählen Sie Register Start – Gruppe „Formatvorlagen“ – Befehl „Bedingte Formatierung“
- Hier wählen Sie den Befehl „Regeln verwalten“
- Im nachfolgenden Dialogbild wählen Sie zuerst Formatierungsregel anzeigen für: „Dieses Arbeitsblatt“
- Hier sehen Sie alle Regeln der bedingten Formatierung. Markieren Sie die Regel, die Sie anpassen möchten.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Regeln bearbeiten“, um die Farbe der Formatierung zu ändern.
- Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
Um die Anpassung noch etwas einfacher zu machen, zeige ich in diesem kurzen Video-Tutorial direkt in Excelk, wie die bedingte Formatierung angepasst werden kann.
Anpassen der Feiertage, weiterer freier Tage und Schulferien in der Urlaubsvorlage
In allen Excel-Urlaubsplaner-Vorlagen sind Feiertage als separates Tabellenblatt berücksichtigt.
Ich habe dort verschiedene Feiertage bereits voreingetragen, die Sie nach Ihren Vorgaben anpassen können. Außerdem lassen sich im Tabellenblatt „Feiertage“ weitere als frei zu betrachtenden Datumswerte eintragen, wenn es in Ihrer Firma Tage gibt, die z. B. für alle Mitarbeiter als freie Tage gekennzeichnet werden sollen.
NEU in den Bezahlversionen 2023: Schulferien können ebenfalls eingetragen und hervorgehoben werden (siehe unten)
Bitte beachten Sie:
- Feiertage werden automatisch „berechnet“.
- Bitte kontrollieren Sie die eingetragenen Feiertage und beachten Sie die Hinweise auf dem Tabellenblatt „Feiertage“, da sich die Feiertage in Deutschland von Bundesland zu Bundesland unterscheiden bzw. in anderen Ländern gibt es andere Feiertage, als in Deutschland.
- Ändern Sie die Feiertage und andere feststehende freie Tage individuell.
Hinweis:
Die gelb eingefärbten Zellen werden automatisch berechnet. Wenn die Werte in den Zellen überschrieben werden, sind die Formeln gelöscht und die Feiertage werden nicht mehr berechnet.
Die weiß eingefärbten Zellen sind manuell eingetragen und müssen pro Jahr angepasst werden. Hier können Sie z. B. auch freie Tage des Unternehmens eintragen.
Screenshot Tabellenblatt „Feiertage“
So ändern Sie die Feiertage im der Excel-Vorlage
- Alle Tabellenblätter in der Excel-Vorlage sind mit einem Blattschutz versehen.
Heben Sie zunächst den Blattschutz auf dem Tabellenblatt „Feiertage“ auf (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“) - Dann können Sie die Feiertage ändern (beachten Sie bitte dazu meine Anmerkungen weiter oben)
- Schützen Sie das Tabellenblatt nach der Änderung wieder (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“)
- Anschließend speichern Sie die Vorlage erneut.
Analog ändern Sie die Schulferien!
Sie möchten Urlaub UND weitere Abwesenheitsarten einfach verwalten? (Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Weiterbildung, …) dann ist die EXCEL-Vorlage „Fehlzeitenplaner“ das Richtige für Sie.
Der Aufbau ist analog dem Urlaubsplaner und kann ebenfalls individuell erweitert werden.
Schauen Sie sich hier die Möglichkeiten des Excel-Fehlzeiten-Planers an!
Das sagen Kunden zum Urlaubsplaner:
⭐⭐⭐⭐⭐
Wow, Frau Schwed, die Vorlage für 2024 ist ja noch besser, als vorher.
Danke!!!!
Frau Klaser
⭐⭐⭐⭐⭐
Funktioniert perfekt, ist einfach und sehr, sehr übersichtlich. Mit dem Planer haben wir jetzt endlich eine super Lösung für uns gefunden, die auch echt nicht teuer ist.
Firma aus Köln
⭐⭐⭐⭐⭐
Wir sind begeistert. In unser Einrichtung mit 75 Mitarbeitenden brauchten wir dringend eine zuverlässige Urlaubsverwaltung. Ihre Vorlage ist genau das, was wir gesucht haben.
Perfekt 🙂
Frau Kirst, Abteilungsleitung Wohnheim A
⭐⭐⭐⭐⭐
Hallo Frau Schwed,
ein kurzes Feedback zu Ihrem Urlaubsplaner:
PERFEKT für unsere kleine Firma, sehr übersichtlich, leicht zu handhaben.
Freundliche Grüße
Andrea Ernst
⭐⭐⭐⭐⭐
Guten Tag Frau Schwed,
wir sind mit Ihrer Vorlage sehr zufrieden.
Es war die einfachste Lösung auf die Schnelle einen übersichtlichen Urlaubsplan zu erstellen.
Das Preis- Leistungsverhältnis ist absolut Top!
⭐⭐⭐⭐⭐
Einfach zu bedienen, übersichtlich und funktional! So wie es sein muss! Preis und Leistung stimmen perfekt überein.
Bitte informieren Sie uns sobald es die Version 2021 gibt. Gerne planen wir mit Ihrem Kalender weiter…
MfG aus der Schweiz
Bernhard Hänni
haenni-noflen.ch
In den Kommentaren finden Sie weitere Kundenmeinungen zur Excel-Vorlage!
Behalten Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter an welchem Tag anwesend oder abwesend ist!
Bei Fragen zur EXCEL-Vorlage nutzen Sie einfach eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten:
- Schreiben Sie einen Kommentar hier auf meiner Website (Kommentare finden Sie am Ende des Beitrages)
- Schreiben Sie mir eine Email
- Hinterlassen Sie einen Kommentar auf meiner Facebook-Seite
Wenn Sie weitergehende Anforderungen an die Vorlage zur Verwaltung des Urlaubs haben, dann erstelle ich Ihnen sehr gerne einen individuell an Ihre betrieblichen Anforderungen angepassten Excel-Urlaubsplaner.
Klicken Sie hier und schreiben Sie mir einfach Ihre Wünsche und ich erstelle ein passendes Angebot!
Hier finden Sie weitere EXCEL-Vorlagen von mir
Sie möchten Urlaub UND weitere Abwesenheitsarten einfach verwalten? (Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Weiterbildung, …) dann ist die EXCEL-Vorlage „Fehlzeitenplaner“ das Richtige für Sie.
Der Aufbau ist analog dem Urlaubsplaner und kann ebenfalls individuell erweitert werden.
Schauen Sie sich hier die Möglichkeiten des Excel-Fehlzeiten-Planers an!
Klicken Sie das Video an, um alle Features des Excel-Urlaubsplaners zu sehen!
Mehr über Anuschka Schwed (hier klicken)
Die Informationen im Video beziehen sich auf die Vorlage von 2020. Gelten aber genauso für die Excel-Vorlage 2024!!!
Excel-Urlaubsplaner 2023:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen
Download der Versionen für das Jahr 2023
Urlaubsplaner 2023
bis 10 Mitarbeiter inkl. Zusatzfeatures
Urlaubsplaner 2023
bis 20 Mitarbeiter inkl. Zusatzfeatures
Urlaubsplaner 2023
bis 50 Mitarbeiter inkl. Zusatzfeatures
Urlaubsplaner 2023
bis 100 Mitarbeiter inkl. Zusatzfeatures
Anuschka Schwed IT-Training, Beratung, Anwendung
Hallo Anuschka Schwed,
gibt es auch dem Urlaubsplaner für 2023 auf Französisch?
Sehr geehrte Frau Schwed,
Wann kommt der Urlaubsplaner für 2023?
Mit freundlichen Grüßen Patricia Hortig
Hallo Frau Hortig,
die Urlaubsplanervorlage und auch die Fehlzeitenplanervorlage 2023 stehen zum Download bereit.
Beste Grüße
Anuschka Schwed
Guten Morgen Frau Schwed,
Bin schon länger auf der Suche nach einen Urlaubsplaner per Excel.
Hätte ein paar fragen:
1.) Muss man jedes Jahr die Datei neu kaufen ?
2.) Für die Zeiterfassung verwenden wir (Activity-Report Zeiterfassung mit Excel)
Überstunden werden auch als Zeit Ausgleich gegeben kann man diese auch in Ihrem Urlaubsplan vermerken ?
3.)Oder haben sie auch Zeiterfassung mit Urlaubsplaner ?
Würde mich freuen von Ihnen zu hören
mfg
Reinhard Galla
Guten Tag Herr Galla,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich habe Ihnen dazu eine E-Mail geschrieben.
Beste Grüße
Anuschka Schwed
Liebe Anuschka,
die Ergänzungen sind genial.
Liebe Grüße,
Gabriela
Danke Dir, das freut mich.
LG Anuschka Schwed
Wow, super Urlaubsplaner. Die neuen Features sind genial. Ich bin begeistert.
Das freut mich liebe Petra!
Weiterhin viel Erfolg bei der Urlaubsplanung,
Anuschka Schwed
Hallo Anuschka Schwed,
danke für die Anleitung zum für 2 – Urlaubsplaner.
Dabei habe ich in der Feiertagsliste die >>Heiligen 3Könige<<( 06.01.) vermisst.
Schnell noch für die nächsten Downloader ergänzen.
Mit freundlichen Grüßen
Jürgen Scharr
Hallo Jürgen,
vielen Dank für Deinen Kommentar.
Der 06. Januar 2020 ist ja auch nicht in allen Bundesländern ein Feiertag, deshalb ist er als Voreinstellung im Urlaubsplaner nicht dabei.
Es gibt ja noch ein paar andere Feiertage, die Du ganz leicht selbst im Urlaubsplaner ergänzen kannst.
Weiterhin viel Erfolg bei der Urlaubsplanung,
Anuschka Schwed
Hallo,
sehr guter Planer. Habe ihn mir ebenfalls gekauft.
Ich hätte noch zwei Fragen:
Wir haben viele Teilzeitkräfte und ich würde gerne bei einzelnen Mitarbeitern auch die Tage kenntlich machen, wo diese sowieso nicht da sind, damit es übersichtlicher wird und nicht den Anschein hat, das gar nicht soviel fehlen. Würde das gehen, dass z.B. bei Mitarbeiter A jeder Montag, bei B jeder Donnerstag und Freitag markiert wird?
Könnten auch die Ferien farblich markiert werden?
Beste Grüße
Michael Freialdenhoven
Einfach zu bedienen, übersichtlich und funktional! So wie es sein muss! Preis und Leistung stimmen perfekt überein.
Bitte informieren Sie uns sobald es die Version 2021 gibt. Gerne planen wir mit Ihrem Kalender weiter…
MfG aus der Schweiz
Habe mir den „Urlaubsplaner 2020 bis 20 Mitarbeiter…“ gekauft.
Sehr gute Arbeit, verständlich und leicht zu bedienen.
Daumen HOCH
Hallo Fred,
es freut mich sehr, dass Dir der Urlaubsplaner 2020 mit seinen neuen Features gut gefällt!
Danke für Dein Feedback 🙂
LG Anuschka Schwed