Der EXCEL-URLAUBSPLANER

• Urlaub von max. 2 Mitarbeiter/Personen einfach und übersichtlich verwalten
• Ganze oder halbe Urlaubstage können eingegeben werden
• Resturlaub wird automatisch ermittelt
• Automatische Farbkennzeichnung von Samstagen, Sonntagen und Feiertagen
• Feiertage oder sonstige freien Tage können individuell ergänzt werden

Der Excel-Urlaubsplaner dient der einfachen und übersichtlichen Verwaltung von Urlaubstagen mit EXCEL. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Vorlage, die auf meiner Website www.schwed.org kostenlos zum Download bereitsteht.
Sie wurde speziell entwickelt, um Unternehmen aller Größen bei der effizienten Planung und Verwaltung von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen zu unterstützen.

Meine Excel Urlaubsplaner Vorlage ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups, sowie HR-Abteilungen größerer Unternehmen, die eine kosteneffektive, leicht zu bedienende Lösung zur Urlaubsverwaltung suchen. Er eignet sich auch hervorragend für Teamleiter und Manager, die einen klaren Überblick über die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder behalten möchten.

Laden Sie sich einfach die kostenlose Testversion für 2 Mitarbeiter herunter. Die Testversion hat etwas eingeschränkte Funktionalitäten und kann nicht individuell angepasst werden.

In den Bezahlversionen stehen Ihnen mehr Möglichkeiten zur Verfügung und die individuelle Anpassung der Vorlage nach Ihren Wünschen können Sie mit entsprechenden EXCEL-Kenntnissen einfach vornehmen.

Die Hauptvorteile des Excel Urlaubsplaners 2024 umfassen:

• Einfache Bedienbarkeit: Keine komplexen Installationen oder Schulungen erforderlich, keine Makros.
• Flexibilität: Vollständig anpassbar an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens.
• Übersichtlichkeit: Klare Ansicht von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen in einer einzigen Vorlage.
• Datenschutz: Ihre Daten bleiben sicher auf Ihrem eigenen System, ohne die Notwendigkeit externer Software.

Alles, was Sie benötigen, ist eine aktuelle Version von Microsoft Excel. Meine Vorlage ist kompatibel mit Excel-Versionen ab 2010 aufwärts.
Die Vorlage ist nicht geeignet für OpenOffice, LibreOffice oder Google Sheets.

Das sollten Sie vor der Bearbeitung der Urlaubsvorlage unbedingt beachten:

• Erstellen Sie zuerst eine Kopie der Original-Vorlage, damit diese auch in kommenden Jahren von Ihnen genutzt werden kann.
• Seit 2023: Mitarbeiternamen sind sortierbar (genaue Anleitung erhalten Sie nach dem Kauf)
• KEINE Zeile aus dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ löschen. Wenn Sie eine Zeile löschen, führt das zu Bezugsfehlern in den Monatstabellenblättern.
  Auch hier gilt, solange noch kein Urlaub eingetragen wurde, können Sie die Mitarbeiternamen auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ einfach überschreiben.
  BLENDEN Sie stattdessen die Zeilen aus!
• Wenn Sie den Urlaubsplaner für weitere Jahre nutzen möchten, müssen Sie einen Blick auf den Februar werfen und das „Schaltjahr“ oder „kein Schaltjahr“ beachten. Vor allem in der Ansicht „Jahreskalender„!

Zusatzfeatures in den Bezahlversionen für bis zu 10, 20, 50 oder 100 Mitarbeiter (ab Version 2025 stehen auch Versionen für 30 und 75 MA bereit)

• Komplett-Zugriff auf die Excel-Datei ohne Kennwort
• der Urlaubsplaner ist beliebig erweiterbar und von Ihnen veränderbar
• Navigations-Menü erleichtert die Eingabe und den Überblick
• Resturlaubstage aus dem Vorjahr können eingetragen und berücksichtigt werden
• Feiertage und Wochenenden werden automatisch angezeigt
• Schulferien können farblich hervorgehoben werden.
• NEU in 2024: Jahresübersicht einzelner Mitarbeiter zum Ausdrucken inkl. Urlaubsantrag
  diese neue Funktionalität wird Ihnen nochmal mehr Zeit sparen!
• Mit dem Jahreskalender haben Sie den kompletten Urlaub aller Mitarbeiter in einer Gesamtübersicht
• Hinzufügen / Entfernen von nicht benötigten Tabellenblättern steht Ihnen offen
• Vollständige Anpassbarkeit aller Tabellenblätter – ergänzen sie die Excel-Vorlage nach Ihren Wünschen
• Optimiert für die Eingabe der Daten und für den Ausdruck

Die Excel-Vorlage zur einfachen Verwaltung der Mitarbeiter-Urlaubstage mit automatischen Feiertagen, Ferien und Resturlaub-Berechnung gibt es in verschiedenen Varianten:
Kostenlos für Privatpersonen (nicht veränderbar) und Unternehmens-Versionen mit erweiterten Funktionen.

Der grundsätzliche Aufbau und die Anpassungen aller Versionen sind gleich.

Beispiel-Screenshot Monatstabellenblatt

Die kostenlose Version eignet sich ausgezeichnet, um den Urlaub von 2 Mitarbeitern einfach und übersichtlich mit Excel zu erfassen.

Machen Sie sich keine Gedanken um das WIE, sondern tragen Sie lediglich die Daten ein und fertig!

Wenn Sie mehr als 2 Mitarbeiter mit dem Excel-Urlaubsplaner verwalten möchten, nutzen Sie einfach eine der Bezahlversionen.

In den Bezahlversionen stehen erweiterte Möglichkeiten zur Verfügung, die die Urlaubsplanung nochmal wesentlich vereinfachen.

Schauen Sie sich in den Screenshots die Zusatz-Features an.

Screenshot „Resturlaub aus dem Vorjahr ist erfassbar“

Screenshot „Navigations-Menü“ zur besseren Übersicht und schnelleren Navigation innerhalb der Monate

Die Jahresübersichten sind ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners. (Siehe Menüpunkt „Jahresübersichten“ weiter unten)

1. Nach dem Herunterladen und dem Anfertigen einer Kopie tragen Sie jeweils die Mitarbeiternamen und den entsprechenden Urlaubsanspruch auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ ein.
   Danach werden die Mitarbeiternamen und der Urlaubsanspruch auf alle Tabellenblätter automatisch übernommen.
2. Um Urlaub einzutragen, markieren Sie den entsprechenden Tag mit der Maus und geben ein „1“ oder „0,5“ für halbe Urlaubstage ein.
   Der Urlaubstag wird grün hervorgehoben und der Resturlaub automatisch berechnet.Excel-TIPP
   Sie möchten mehrere Tage Urlaub auf einmal eintragen?
   Markieren Sie zunächst alle Urlaubs-Tage im Tabellenblatt, die als Urlaub gekennzeichnet werden sollen.
   Dann geben Sie 1 (oder 0,5) ein und schließen die Eingabe mit STRG + Return ab.

Die Jahresübersichten sind nur in den Bezahlversionen enthalten und ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners

Alle Monate mit Urlauben aller Mitarbeiter haben Sie hier im Blick!

Screenshot Jahreskalender aller Urlaubstage alle Mitarbeiter (analog für 2024)

Screenshot „Jahresübersicht genommener Urlaub pro Mitarbeiter“

Screenshot „Jahresübersicht Resturlaub pro Monat“

Nur in den Bezahlversionen ab 2024 enthalten: Einzelansicht pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag zum Ausdrucken

Mitarbeiter auswählen und fertig!

Screenshot Einzel-Jahresüberblick pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag

In den Bezahlversionen des Urlaubsplaners können Sie die Farbgestaltung ganz Ihren Wünschen anpassen.

Samstag/Sonntage und die Feiertage sind mit der Excel-Funktion „Bedingte Formatierung“ realisiert.

Um die Bedingte Formatierung anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie das entsprechende Tabellenblatt an.
2. Wählen Sie Register Start – Gruppe „Formatvorlagen“ – Befehl „Bedingte Formatierung“
3. Hier wählen Sie den Befehl „Regeln verwalten“
4. Im nachfolgenden Dialogbild wählen Sie zuerst Formatierungsregel anzeigen für: „Dieses Arbeitsblatt“
5. Hier sehen Sie alle Regeln der bedingten Formatierung. Markieren Sie die Regel, die Sie anpassen möchten.
6. Wählen Sie die Schaltfläche „Regeln bearbeiten“, um die Farbe der Formatierung zu ändern.
7. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Um die Anpassung noch etwas einfacher zu machen, zeige ich in diesem kurzen Video-Tutorial direkt in Excelk, wie die bedingte Formatierung angepasst werden kann.

In allen Excel-Urlaubsplaner-Vorlagen sind Feiertage als separates Tabellenblatt berücksichtigt.

Ich habe dort verschiedene Feiertage bereits voreingetragen, die Sie nach Ihren Vorgaben anpassen können. Außerdem lassen sich im Tabellenblatt „Feiertage“ weitere als frei zu betrachtenden Datumswerte eintragen, wenn es in Ihrer Firma Tage gibt, die z. B. für alle Mitarbeiter als freie Tage gekennzeichnet werden sollen.

NEU in den Bezahlversionen 2023: Schulferien können ebenfalls eingetragen und hervorgehoben werden (siehe unten)

Bitte beachten Sie:

• Feiertage werden automatisch „berechnet“.
• Bitte kontrollieren Sie die eingetragenen Feiertage und beachten Sie die Hinweise auf dem Tabellenblatt „Feiertage“, da sich die Feiertage in Deutschland von Bundesland zu Bundesland unterscheiden bzw. in anderen Ländern gibt es andere Feiertage, als in Deutschland.
• Ändern Sie die Feiertage und andere feststehende freie Tage individuell.
  Hinweis:
  Die gelb eingefärbten Zellen werden automatisch berechnet. Wenn die Werte in den Zellen überschrieben werden, sind die Formeln gelöscht und die Feiertage werden nicht mehr berechnet.
  Die weiß eingefärbten Zellen sind manuell eingetragen und müssen pro Jahr angepasst werden. Hier können Sie z. B. auch freie Tage des Unternehmens eintragen.

Screenshot Tabellenblatt „Feiertage“

So ändern Sie die Feiertage im der Excel-Vorlage

• Alle Tabellenblätter in der Excel-Vorlage sind mit einem Blattschutz versehen.
  Heben Sie zunächst den Blattschutz auf dem Tabellenblatt „Feiertage“ auf (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“)
• Dann können Sie die Feiertage ändern (beachten Sie bitte dazu meine Anmerkungen weiter oben)
• Schützen Sie das Tabellenblatt nach der Änderung wieder (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“)
• Anschließend speichern Sie die Vorlage erneut.

Analog ändern Sie die Schulferien!