Kostenlose Excel-Vorlage

Der Excel-URLAUBSPLANER

für EXCEL 2013/2016/2019/2021, EXCEL 365, NICHT für OpenOffice/LibreOffice oder GoogleSheets!

Alle Jahre wieder, das Thema Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen.

Machen Sie es sich einfach mit meinem kostenlosen Excel-Urlaubsplaner, inkl. Resturlaubsanzeige, automatischer Übernahme von Feiertagen/freien Tagen, Ferien

Downloaden – mit Ihren Angaben versehen – Fertig!

  • Sehr einfach zu bedienen und übersichtlich
  • Automatische Feiertage und/oder freie Tage, Schulferien, anpassbar
  • ganze und halbe Urlaubstage erfassen
  • Resturlaub errechnet sich automatisch
  • Zeit sparen bei der Erfassung
  • Keine Makros notwendig

Das kann die kostenlose Version des Excel-Urlaubsplaners

  • Urlaub von max. 2 Mitarbeiter/Personen einfach und übersichtlich verwalten
  • Ganze oder halbe Urlaubstage können eingegeben werden
  • Resturlaub wird automatisch ermittelt
  • Automatische Farbkennzeichnung von Samstagen, Sonntagen und Feiertagen
  • Feiertage oder sonstige freien Tage können individuell ergänzt werden

Schauen Sie sich im Video an, wie einfach die Vorlage genutzt werden kann! (auch für 2025)

Vorlage EXCEL Urlaubsplaner 2025:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen

Download der Voll-Versionen für das Jahr 2025

Vorlage EXCEL Urlaubsplaner 2024:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen

Download der Voll-Versionen für das Jahr 2024

Häufige Fragen und Antworten zur EXCEL-Urlaubs-Vorlage

Was ist der Excel Urlaubsplaner?

Der Excel-Urlaubsplaner dient der einfachen und übersichtlichen Verwaltung von Urlaubstagen mit EXCEL. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Vorlage, die auf meiner Website www.schwed.org kostenlos zum Download bereitsteht.
Sie wurde speziell entwickelt, um Unternehmen aller Größen bei der effizienten Planung und Verwaltung von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen zu unterstützen.

Für wen ist der Excel Urlaubsplaner gedacht?

Meine Excel Urlaubsplaner Vorlage ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups, sowie HR-Abteilungen größerer Unternehmen, die eine kosteneffektive, leicht zu bedienende Lösung zur Urlaubsverwaltung suchen. Er eignet sich auch hervorragend für Teamleiter und Manager, die einen klaren Überblick über die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder behalten möchten.

Laden Sie sich einfach die kostenlose Testversion für 2 Mitarbeiter herunter. Die Testversion hat etwas eingeschränkte Funktionalitäten und kann nicht individuell angepasst werden.

In den Bezahlversionen stehen Ihnen mehr Möglichkeiten zur Verfügung und die individuelle Anpassung der Vorlage nach Ihren Wünschen können Sie mit entsprechenden EXCEL-Kenntnissen einfach vornehmen.

Vorteile der EXCEL-Vorlage für die Urlaubsplanung

Die Hauptvorteile des Excel Urlaubsplaners 2024 umfassen:

  • Einfache Bedienbarkeit: Keine komplexen Installationen oder Schulungen erforderlich, keine Makros.
  • Flexibilität: Vollständig anpassbar an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens.
  • Übersichtlichkeit: Klare Ansicht von Mitarbeiterurlauben, Feiertagen und Resturlaubstagen in einer einzigen Vorlage.
  • Datenschutz: Ihre Daten bleiben sicher auf Ihrem eigenen System, ohne die Notwendigkeit externer Software.

Welche EXCEL-Version wird benötigt?

Alles, was Sie benötigen, ist eine aktuelle Version von Microsoft Excel. Meine Vorlage ist kompatibel mit Excel-Versionen ab 2010 aufwärts.
Die Vorlage ist nicht geeignet für OpenOffice, LibreOffice oder Google Sheets.

WICHTIGE Hinweise zur Nutzung des Excel-Urlaubsplaners

Das sollten Sie vor der Bearbeitung der Urlaubsvorlage unbedingt beachten:

  • Erstellen Sie zuerst eine Kopie der Original-Vorlage, damit diese auch in kommenden Jahren von Ihnen genutzt werden kann.
  • Seit 2023: Mitarbeiternamen sind sortierbar (genaue Anleitung erhalten Sie nach dem Kauf)
  • KEINE Zeile aus dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ löschen. Wenn Sie eine Zeile löschen, führt das zu Bezugsfehlern in den Monatstabellenblättern.
    Auch hier gilt, solange noch kein Urlaub eingetragen wurde, können Sie die Mitarbeiternamen auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ einfach überschreiben.
    BLENDEN Sie stattdessen die Zeilen aus!
  • Wenn Sie den Urlaubsplaner für weitere Jahre nutzen möchten, müssen Sie einen Blick auf den Februar werfen und das „Schaltjahr“ oder „kein Schaltjahr“ beachten. Vor allem in der Ansicht „Jahreskalender„!

Erweiterte Funktionen in der Bezahlversion der Excel-Urlaubsvorlage

Zusatzfeatures in den Bezahlversionen für bis zu 10, 20, 50 oder 100 Mitarbeiter (ab Version 2025 stehen auch Versionen für 30 und 75 MA bereit)

  • Komplett-Zugriff auf die Excel-Datei ohne Kennwort
  • der Urlaubsplaner ist beliebig erweiterbar und von Ihnen veränderbar
  • Navigations-Menü erleichtert die Eingabe und den Überblick
  • Resturlaubstage aus dem Vorjahr können eingetragen und berücksichtigt werden
  • Feiertage und Wochenenden werden automatisch angezeigt
  • Schulferien können farblich hervorgehoben werden.
  • NEU in 2024: Jahresübersicht einzelner Mitarbeiter zum Ausdrucken inkl. Urlaubsantrag
    diese neue Funktionalität wird Ihnen nochmal mehr Zeit sparen!
  • Mit dem Jahreskalender haben Sie den kompletten Urlaub aller Mitarbeiter in einer Gesamtübersicht
  • Hinzufügen / Entfernen von nicht benötigten Tabellenblättern steht Ihnen offen
  • Vollständige Anpassbarkeit aller Tabellenblätter – ergänzen sie die Excel-Vorlage nach Ihren Wünschen
  • Optimiert für die Eingabe der Daten und für den Ausdruck

Aufbau und Anpassung der Excel-Vorlage

Die Excel-Vorlage zur einfachen Verwaltung der Mitarbeiter-Urlaubstage mit automatischen Feiertagen, Ferien und Resturlaub-Berechnung gibt es in verschiedenen Varianten:
Kostenlos für Privatpersonen (nicht veränderbar) und Unternehmens-Versionen mit erweiterten Funktionen.

Der grundsätzliche Aufbau und die Anpassungen aller Versionen sind gleich.

Beispiel-Screenshot Monatstabellenblatt

Urlaubsplaner 2024 Monatsansicht

Die kostenlose Version eignet sich ausgezeichnet, um den Urlaub von 2 Mitarbeitern einfach und übersichtlich mit Excel zu erfassen.

Machen Sie sich keine Gedanken um das WIE, sondern tragen Sie lediglich die Daten ein und fertig!

 

Wenn Sie mehr als 2 Mitarbeiter mit dem Excel-Urlaubsplaner verwalten möchten, nutzen Sie einfach eine der Bezahlversionen.

 

In den Bezahlversionen stehen erweiterte Möglichkeiten zur Verfügung, die die Urlaubsplanung nochmal wesentlich vereinfachen.

Schauen Sie sich in den Screenshots die Zusatz-Features an.

 

Screenshot „Resturlaub aus dem Vorjahr ist erfassbar“

Urlaubsplaner 2024 Mitarbeiter

 

Screenshot „Navigations-Menü“ zur besseren Übersicht und schnelleren Navigation innerhalb der Monate

Urlaubsplaner 2024 Navigation

 

Die Jahresübersichten sind ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners. (Siehe Menüpunkt „Jahresübersichten“ weiter unten)

Mitarbeiter und Urlaubstage erfassen

  1. Nach dem Herunterladen und dem Anfertigen einer Kopie tragen Sie jeweils die Mitarbeiternamen und den entsprechenden Urlaubsanspruch auf dem Tabellenblatt „Mitarbeiter“ ein.
    Danach werden die Mitarbeiternamen und der Urlaubsanspruch auf alle Tabellenblätter automatisch übernommen.
  2. Um Urlaub einzutragen, markieren Sie den entsprechenden Tag mit der Maus und geben ein „1“ oder „0,5“ für halbe Urlaubstage ein.
    Der Urlaubstag wird grün hervorgehoben und der Resturlaub automatisch berechnet.Excel-TIPP
    Sie möchten mehrere Tage Urlaub auf einmal eintragen?
    Markieren Sie zunächst alle Urlaubs-Tage im Tabellenblatt, die als Urlaub gekennzeichnet werden sollen.
    Dann geben Sie 1 (oder 0,5) ein und schließen die Eingabe mit STRG + Return ab. 😀

Urlaubsplaner 2024 Monatsansicht

Jahresübersichten in der Vorlage Excel Urlaubsplan

Die Jahresübersichten sind nur in den Bezahlversionen enthalten und ein Highlight des Excel-Urlaubsplaners

Alle Monate mit Urlauben aller Mitarbeiter haben Sie hier im Blick!

 

Screenshot Jahreskalender aller Urlaubstage alle Mitarbeiter (analog für 2024)

Screenshot-Jahresuebersicht-2023

Screenshot „Jahresübersicht genommener Urlaub pro Mitarbeiter“

Screenshot-Jahresübersicht-genommener-Urlaub

Screenshot „Jahresübersicht Resturlaub pro Monat“
Excel Urlaubsplaner Screenshot Jahresübersicht

NEU ab 2024: Einzelansicht pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag zum Ausdrucken

Nur in den Bezahlversionen ab 2024 enthalten: Einzelansicht pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag zum Ausdrucken

Mitarbeiter auswählen und fertig!

 

Screenshot Einzel-Jahresüberblick pro Mitarbeiter inkl. Urlaubsantrag

Urlaubsplaner 2024 MA-Einzel-Urlaubsantrag

Anpassen der Farbe für Sa / So / Feiertage bzw. für Urlaub

In den Bezahlversionen des Urlaubsplaners können Sie die Farbgestaltung ganz Ihren Wünschen anpassen.

Samstag/Sonntage und die Feiertage sind mit der Excel-Funktion „Bedingte Formatierung“ realisiert.

Um die Bedingte Formatierung anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie das entsprechende Tabellenblatt an.
  2. Wählen Sie Register Start – Gruppe „Formatvorlagen“ – Befehl „Bedingte Formatierung
  3. Hier wählen Sie den Befehl „Regeln verwalten
  4. Im nachfolgenden Dialogbild wählen Sie zuerst Formatierungsregel anzeigen für: „Dieses Arbeitsblatt“
  5. Hier sehen Sie alle Regeln der bedingten Formatierung. Markieren Sie die Regel, die Sie anpassen möchten.
  6. Wählen Sie die Schaltfläche „Regeln bearbeiten“, um die Farbe der Formatierung zu ändern.
  7. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

 

Um die Anpassung noch etwas einfacher zu machen, zeige ich in diesem kurzen Video-Tutorial direkt in Excelk, wie die bedingte Formatierung angepasst werden kann.

 

Anpassen der Feiertage, weiterer freier Tage und Schulferien in der Urlaubsvorlage

In allen Excel-Urlaubsplaner-Vorlagen sind Feiertage als separates Tabellenblatt berücksichtigt.

Ich habe dort verschiedene Feiertage bereits voreingetragen, die Sie nach Ihren Vorgaben anpassen können. Außerdem lassen sich im Tabellenblatt „Feiertage“ weitere als frei zu betrachtenden Datumswerte eintragen, wenn es in Ihrer Firma Tage gibt, die z. B. für alle Mitarbeiter als freie Tage gekennzeichnet werden sollen.

NEU in den Bezahlversionen 2023: Schulferien können ebenfalls eingetragen und hervorgehoben werden (siehe unten)

 

Bitte beachten Sie:

  • Feiertage werden automatisch „berechnet“.
  • Bitte kontrollieren Sie die eingetragenen Feiertage und beachten Sie die Hinweise auf dem Tabellenblatt „Feiertage“, da sich die Feiertage in Deutschland von Bundesland zu Bundesland unterscheiden bzw. in anderen Ländern gibt es andere Feiertage, als in Deutschland.
  • Ändern Sie die Feiertage und andere feststehende freie Tage individuell.
    Hinweis:
    Die gelb eingefärbten Zellen werden automatisch berechnet. Wenn die Werte in den Zellen überschrieben werden, sind die Formeln gelöscht und die Feiertage werden nicht mehr berechnet.
    Die weiß eingefärbten Zellen sind manuell eingetragen und müssen pro Jahr angepasst werden. Hier können Sie z. B. auch freie Tage des Unternehmens eintragen.

Screenshot Tabellenblatt „Feiertage“

Excel Urlaubsplaner Feiertage anpassen

 

So ändern Sie die Feiertage im der Excel-Vorlage

  • Alle Tabellenblätter in der Excel-Vorlage sind mit einem Blattschutz versehen.
    Heben Sie zunächst den Blattschutz auf dem Tabellenblatt „Feiertage“ auf (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“)
  • Dann können Sie die Feiertage ändern (beachten Sie bitte dazu meine Anmerkungen weiter oben)
  • Schützen Sie das Tabellenblatt nach der Änderung wieder (siehe auch Hinweise auf dem Tabellenblatt „Arbeitshinweise“)
  • Anschließend speichern Sie die Vorlage erneut.

 

Analog ändern Sie die Schulferien!

Excel-Vorlage-Fehlzeitenplaner 2024

Sie möchten Urlaub UND weitere Abwesenheitsarten einfach verwalten? (Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Weiterbildung, …) dann ist die EXCEL-Vorlage „Fehlzeitenplaner“ das Richtige für Sie.

Der Aufbau ist analog dem Urlaubsplaner und kann ebenfalls individuell erweitert werden.

Schauen Sie sich hier die Möglichkeiten des Excel-Fehlzeiten-Planers an!

Das sagen Kunden zum Urlaubsplaner:

⭐⭐⭐⭐⭐

Wow, Frau Schwed, die Vorlage für 2024 ist ja noch besser, als vorher.
Danke!!!!

Frau Klaser

⭐⭐⭐⭐⭐

Funktioniert perfekt, ist einfach und sehr, sehr übersichtlich. Mit dem Planer haben wir jetzt endlich eine super Lösung für uns gefunden, die auch echt nicht teuer ist.

Firma aus Köln

⭐⭐⭐⭐⭐

Wir sind begeistert. In unser Einrichtung mit 75 Mitarbeitenden brauchten wir dringend eine zuverlässige Urlaubsverwaltung. Ihre Vorlage ist genau das, was wir gesucht haben.
Perfekt 🙂

Frau Kirst, Abteilungsleitung Wohnheim A

⭐⭐⭐⭐⭐

Hallo Frau Schwed,

ein kurzes Feedback zu Ihrem Urlaubsplaner:

PERFEKT für unsere kleine Firma, sehr übersichtlich, leicht zu handhaben.

Freundliche Grüße

Andrea Ernst

getmore Immobilien GmbH

⭐⭐⭐⭐⭐

Guten Tag Frau Schwed,

wir sind mit Ihrer Vorlage sehr zufrieden.
Es war die einfachste Lösung auf die Schnelle einen übersichtlichen Urlaubsplan zu erstellen.

Das Preis- Leistungsverhältnis ist absolut Top!

⭐⭐⭐⭐⭐

Einfach zu bedienen, übersichtlich und funktional! So wie es sein muss! Preis und Leistung stimmen perfekt überein.
Bitte informieren Sie uns sobald es die Version 2021 gibt. Gerne planen wir mit Ihrem Kalender weiter…
MfG aus der Schweiz

Bernhard Hänni
haenni-noflen.ch

In den Kommentaren finden Sie weitere Kundenmeinungen zur Excel-Vorlage!

Behalten Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter an welchem Tag anwesend oder abwesend ist!

 

Bei Fragen zur EXCEL-Vorlage nutzen Sie einfach eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten:

  • Schreiben Sie einen Kommentar hier auf meiner Website (Kommentare finden Sie am Ende des Beitrages)
  • Schreiben Sie mir eine Email
  • Hinterlassen Sie einen Kommentar auf meiner Facebook-Seite

 

Wenn Sie weitergehende Anforderungen an die Vorlage zur Verwaltung des Urlaubs haben, dann erstelle ich Ihnen sehr gerne einen individuell an Ihre betrieblichen Anforderungen angepassten Excel-Urlaubsplaner.

Klicken Sie hier und schreiben Sie mir einfach Ihre Wünsche und ich erstelle ein passendes Angebot!

Hier finden Sie weitere EXCEL-Vorlagen von mir

Excel-Vorlage-Fehlzeitenplaner 2024

Sie möchten Urlaub UND weitere Abwesenheitsarten einfach verwalten? (Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Weiterbildung, …) dann ist die EXCEL-Vorlage „Fehlzeitenplaner“ das Richtige für Sie.

Der Aufbau ist analog dem Urlaubsplaner und kann ebenfalls individuell erweitert werden.

Schauen Sie sich hier die Möglichkeiten des Excel-Fehlzeiten-Planers an!

Neue Vorlage: Arbeitszeiterfassung mit EXCEL leicht gemacht!

Excel Vorlage-Arbeitszeiterfassung

Anuschka Schwed MS-Office-Training und Coaching
Mein Name ist Anuschka Schwed und ich bin seit 1989 selbstständige MS-Office-Trainerin und Beraterin.

Für mich ist es wichtig, MS-Office-Themen einfach und praxisnah zu erklären. Keine Schnörkel oder komplizierten Wege. Je effizienter, umso lieber!

Seit 2018 habe ich meine MS-Office-Online-Akademie gegründet, mit der die Teilnehmer orts- und zeitunabhängig genau die Inhalte und Tipps bekommen, die aktuelle benötigt werden.

Einfach, schnell und zeitsparend mit MS-Office arbeiten – dabei unterstütze ich Dich gerne!

HIER FINDEN SIE DIE URLAUBSPLANER VORLAGE FÜR DAS JAHR 2023

Klicken Sie das Video an, um alle Features des Excel-Urlaubsplaners zu sehen!

Mehr über Anuschka Schwed (hier klicken)

Die Informationen im Video beziehen sich auf die Vorlage von 2020. Gelten aber genauso für die Excel-Vorlage 2024!!!

Excel-Urlaubsplaner 2023:
Hier finden Sie die erweiterten und anpassbaren Vorlagen für Unternehmen

Download der Versionen für das Jahr 2023

Anuschka Schwed IT-Training, Beratung, Anwendung

15 Kommentare

  1. Guten Morgen Frau Schwed,

    Bin schon länger auf der Suche nach einen Urlaubsplaner per Excel.
    Hätte ein paar fragen:
    1.) Muss man jedes Jahr die Datei neu kaufen ?
    2.) Für die Zeiterfassung verwenden wir (Activity-Report Zeiterfassung mit Excel)
    Überstunden werden auch als Zeit Ausgleich gegeben kann man diese auch in Ihrem Urlaubsplan vermerken ?
    3.)Oder haben sie auch Zeiterfassung mit Urlaubsplaner ?

    Würde mich freuen von Ihnen zu hören
    mfg
    Reinhard Galla

    • Guten Tag Herr Galla,

      vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich habe Ihnen dazu eine E-Mail geschrieben.

      Beste Grüße
      Anuschka Schwed

  2. Hallo Anuschka Schwed,

    danke für die Anleitung zum für 2 – Urlaubsplaner.
    Dabei habe ich in der Feiertagsliste die >>Heiligen 3Könige<<( 06.01.) vermisst.
    Schnell noch für die nächsten Downloader ergänzen.

    Mit freundlichen Grüßen
    Jürgen Scharr

    • Hallo Jürgen,

      vielen Dank für Deinen Kommentar.
      Der 06. Januar 2020 ist ja auch nicht in allen Bundesländern ein Feiertag, deshalb ist er als Voreinstellung im Urlaubsplaner nicht dabei.
      Es gibt ja noch ein paar andere Feiertage, die Du ganz leicht selbst im Urlaubsplaner ergänzen kannst.

      Weiterhin viel Erfolg bei der Urlaubsplanung,

      Anuschka Schwed

  3. Hallo,

    sehr guter Planer. Habe ihn mir ebenfalls gekauft.

    Ich hätte noch zwei Fragen:

    Wir haben viele Teilzeitkräfte und ich würde gerne bei einzelnen Mitarbeitern auch die Tage kenntlich machen, wo diese sowieso nicht da sind, damit es übersichtlicher wird und nicht den Anschein hat, das gar nicht soviel fehlen. Würde das gehen, dass z.B. bei Mitarbeiter A jeder Montag, bei B jeder Donnerstag und Freitag markiert wird?

    Könnten auch die Ferien farblich markiert werden?

    Beste Grüße

    Michael Freialdenhoven

  4. Einfach zu bedienen, übersichtlich und funktional! So wie es sein muss! Preis und Leistung stimmen perfekt überein.
    Bitte informieren Sie uns sobald es die Version 2021 gibt. Gerne planen wir mit Ihrem Kalender weiter…
    MfG aus der Schweiz

  5. Habe mir den „Urlaubsplaner 2020 bis 20 Mitarbeiter…“ gekauft.
    Sehr gute Arbeit, verständlich und leicht zu bedienen.
    Daumen HOCH

    • Hallo Fred,

      es freut mich sehr, dass Dir der Urlaubsplaner 2020 mit seinen neuen Features gut gefällt!
      Danke für Dein Feedback 🙂

      LG Anuschka Schwed

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