Tipps für professionelle E-Mails

Tipps zum Schreiben von E-Mails

Eine E-Mail ist ein elektronischer Brief und sollte deshalb den gleichen „Regeln“ folgen, wie ausgedruckte Briefe. Das bezieht sich auf die Form, den Inhalt und die Rechtschreibung.

Klare und kurze Sätze
Strukturiert erfassen, erleichtert das Lesen (Schlüsselworte hervorheben, z.B. Fett)
Nur 1 Thema pro E-Mail – erleichtert die Kommunikation zu diesem Thema
Formulieren Sie so, dass es keine Missverständnisse geben kann – eindeutig
Übersichtlichkeit erhöhen durch Leerzeilen und Aufzählungen
Da Sie oft nicht wissen, mit welchem E-Mail-Programm und in welcher Voreinstellung Ihre E-Mail beim Empfänger dargestellt wird, sollte auf außergewöhnliche Schriftarten und besondere Textformatierung verzichtet werden. Nutzen Sie nur die gängigen Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen), dann können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mail weitestgehend beim Empfänger so aussieht, wie Sie sie erfasst haben.

Checkliste VOR dem Absenden der E-Mail

E-Mail-Empfänger eindeutig?
Kopien-Empfänger wirklich alle notwendig?
Überlegen Sie, ob wirklich alle Personen, die Sie im CC stehen haben auch die E-Mail erhalten sollten, macht das für die betreffende Person Sinn? Das reduziert auch die E-Mail-Flut!
Betreff angegeben?
E-Mails ohne Betreff landen oft im Spam, der Betreff hilft dem Empfänger beim E-Mail-Eingang sofort zu erkennen, worum es in der E-Mail geht.
Anhang auch angehängt?
Im E-Mail-Text ist ein Anhang angekündigt, aber der Anhang muss auch „aktiv“ der E-Mail angehängt werden. In der Hektik des Alltags, kann das schon mal vergessen werden. Deshalb vor dem Absenden immer nochmal innehalten und prüfen 😉
Anrede nicht vergessen?
Die Anrede gehört einfach zu einer professionellen E-Mail dazu
Texterfassung: linksbündig, keine Silbentrennung
Ohne Silbentrennung, da Sie nicht wissen, in welcher Fenstergröße der Empfänger der E-Mail Ihre E-Mail lesen wird. Deshalb sollten die Wort-Umbrüche automatisch bleiben.
Übersichtlichkeit erhöhen durch Absätze, die mit Leerzeilen getrennt sind
Schlüsselwörter hervorgehoben?
Fette Formatierung z. B. strukturiert den Text und erleichtert das schnelle „Scannen“ der E-Mail durch den Empfänger. Damit kann das Wesentliche, um das es in der E-Mail geht blitzschnell erkannt werden.
Klare und kurze Sätze, eindeutig formuliert?
Rechtschreibprüfung durchgeführt?
Grußformel und Signatur mit allen wichtigen Angaben zum Absender dabei?