Aufgabenplanung

Häufige Probleme bei der Aufgabenplanung

 

Bei der Vielzahl der Aufgaben, die jeder täglich zu bewerkstelligen hat, liegt das größte Problem darin, eine funktionierende Aufgabenplanung zu erstellen.

 

Probleme und Fehler bei der Aufgabenplanung  bzw. Aufgabenlisten:

• Mehrere Aufgabenlisten parallel im Einsatz, z. B. Spiralblock, Post-It-Zettel, Notizen auf dem Smartphone
  –> Das erschwert natürlich den Überblick
• Doppelte Notizen sind an der Tagesordnung
• Zeitverschwendung durch das Suchen nach den relevanten Aufgaben
• Den Überblick über Deine Aufgaben hast Du nie immer und überall aktuell griffbereit

Vorteile Aufgabenmanagement mit Microsoft Outlook, OneNote, To Do

• Mehr Übersicht
• Du führst nur eine einzige Aufgabenliste und hast alles an einem Ort
• Zeit sparen
  Denn mit wenigen Klicks kannst Du verschiedenste Outlook-Elemente in Aufgaben oder Termine umwandeln.
  Kein Copy & Paste notwendig und schon gar keine doppelte manuelle Erfassung mit einer hohen FehleranfälligkeitDas ist einfach, aber effizient
• Mobiler Zugang zu Aufgaben, E-Mails und Terminen sind mit den Microsoft Tools und Outlook überhaupt kein Problem

 

Tipps, für eine funktionierende Aufgabenliste

Tipp #1: Nur EINE einzige Aufgabenliste

Damit eine Aufgabenliste überhaupt funktioniert, ist es absolut ratsam nur EINE einzige Liste zu pflegen.

Das erhöht die Übersicht und vermeidet doppelte Eingaben und unnötiges Suchen.

Wenn Du wiederum mehrere Listen führen würdest, stellst Du sicher, dass Du wieder auf Suche gehst und vielleicht doch das ein oder andere vergisst und die Unsicherheit kehrt zurück.

 

Wie Du effizient und einfach eine Aufgabenliste realisieren kannst, dafür bietet Dir Microsoft mit seinen Tools Outlook, ToDo und OneNote schon direkt die perfekten Möglichkeiten.

 

Ich unterstütze Dich mit meinen Online-Angeboten dabei, Deine Aufgaben leicht und vor allem übersichtlich in den Griff zu bekommen.

 

• ToDo-Workshop
• Outlook-WS

Was ist wichtig für eine funktionierende Aufgabenliste?

Sei Dir absolut im Klaren, was eine Aufgabe ist und grenze Aufgaben gegen Termine und Ideen ab.

 

Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist für mich etwas, was zu erledigen ist und ein Fälligkeitsdatum hat, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein sollte.
In die Aufgabenbeschreibung gehört neben dem Fälligkeitsdatum eine kurze und übersichtliche Beschreibung der Aufgabe.

 

Was ist ein Termin?

In meinen Outlook-Seminaren erlebe ich ganz häufig, dass die Anwender übervolle Terminkalender in Outlook haben und mich fragen: „Wie kann ich die Übersicht in meinem Kalender erhöhen?“

 

Woran liegt das?

Nicht immer nur an wirklich vielen „echten“ Terminen, sondern daran dass „Aufgaben“ ebenfalls in den Kalender eingetragen werden, damit diese nicht vergessen werden.

Nachteil:

Der Kalender ist unübersichtlich, Deine Aufgaben hast Du nicht direkt im Blick und Du musst viel Zeit investieren, um dafür zu sorgen, dass Aufgaben, die Du im Kalender stehen hast und die nicht erledigt wurden, manuell auf den nächsten Tag verschoben werden. Ansonsten verlierst Du diese ja komplett aus dem Blick.

 

Kennst Du das?

Durch die obige Beschreibung sollte Dir schon klar sein, dass das Verwalten von Aufgaben NICHT wie das Verwalten von Terminen realisiert werden sollen.

Termine sind Einträge, die in den Kalender gehören.

Diese zeichnen sich dadurch aus, dass Sie ein Datum und eine fest vordefinierte Uhrzeit haben für den Beginn und das Ende und meist eine Ortsangabe.

Aufgaben gehören in die Aufgabenliste.

 

Was sind Ideen?

Ideen sind keine Aufgaben und keine Termine, sondern unterminierte Informationen, die Du Dir notierst. Als Gedankenstütze oder zu Informationszwecken.

Manchmal entwickelt sich eine Aufgabe oder ein Termin aus einer Idee.

 

Ideen gehören definitiv NICHT in Deinen Aufgabenliste.

 

Mein Vorschlag:

Lege Dir ein OneNote-Notizbuch an für all Deine Ideen. Damit bist Du flexibel. Kannst auf Deine Ideen immer und überall zugreifen, kannst die OneNote-Suche benutzen, um Ideen wiederzufinden und vor allem papierlos glücklich 🙂

 

 

Tipp #2

Besserer Überblick über die Verschiedenen Aufgaben mit Kategorien

 

Kennst Du Kategorien in Outlook?

Kategorien lassen sich beliebig in Outlook anlegen. In allen Outlook-Modulen kannst Du auf die gleichen Kategorien zugreifen.

 

Beispielsweise kannst Du eine Kategorie für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden anlegen. Damit ist es Dir dann super schnell möglich, sämtliche Outlook-Elemente (E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen) die zum selben Projekt oder Kunden gehören zu kennzeichnen.

Das geht in Outlook sehr schnell mit Mausklick.

 

Danach bieten Dir die Kategorien eine weitere effizient Möglichkeit, die Übersicht und auch das Wiederfinden von bestimmten Elementen und Aufgaben eines Projektes oder Kunden zu realisieren.

 

Tipp #3

Aufgabenprioritäten setzen und managen

Jeder von uns hat eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Die einzelnen Aufgaben haben normalerweise unterschiedliche Prioritäten in Bezug auf die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe.

 

Mein Tipp:

Vergib direkt beim Anlegen einer Aufgabe ihre Priorität in Outlook. Das hat den Vorteil, dass Du Deine Aufgabenliste mit nur 1 Klick nach Prioritäten sortiert anzeigen lassen kannst.

 

Dadurch erhöhst Du wiederum die Übersichtlichkeit Deiner Aufgaben und gewinnst nochmals mehr Sicherheit, die „richtigen“ Aufgaben zuerst zu erledigen 🙂