Outlook-Powertipp: Suchordner – Ihr persönlicher Assistent für den Posteingang

Sie suchen ständig dieselben E-Mails? Von einem bestimmten Absender, mit Anhängen oder zu einem bestimmten Thema? Dann ist dieser Outlook-Tipp wie für Sie gemacht: Suchordner sind dynamische Filter, die automatisch genau die E-Mails anzeigen, die Sie häufig brauchen – ohne dass Sie selbst suchen müssen. Einfach Suchordner anklicken und schon arbeitet Outlook für Sie!

Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie einen Suchordner

1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie ins E-Mail-Modul.
2. Scrollen Sie in Ihrer Ordnerliste ganz nach unten, bis Sie den Bereich Suchordner sehen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner…
4. Jetzt öffnet sich ein Dialogbild mit verschiedenen Vorlagen. Wählen Sie z. B.:
   – „Nachrichten mit bestimmten Wörtern“,
   – „Nachrichten mit Anlagen“ oder
   – „Nachrichten von bestimmten Personen“
   und klicken Sie auf Auswählen… oder Auswählen und Anpassen…, je nach Vorlage.
5. Geben Sie im nächsten Schritt die gewünschte Bedingung ein (z. B. den Namen des Absenders oder das gesuchte Stichwort).
6. Bestätigen Sie mit OK. –> Outlook erstellt nun einen neuen Suchordner in Ihrer Ordnerliste.

 

Wichtig: Die E-Mails werden nicht verschoben, sondern einfach automatisch angezeigt, wenn sie zu den gewählten Kriterien passen. Der Ordner ist also immer aktuell.

 

 

Praxisbeispiel 1: „Wichtige Anhänge auf einen Klick“

Sie bekommen regelmäßig wichtige E-Mails mit Anhängen, z.B. Angebote, Rechnungen, Berichte? Statt diese mühsam im Posteingang zu suchen, legen Sie einen Suchordner an:

• Wählen „Neuer Suchordner“ und dann die Vorlage „Nachrichten mit Anlagen“.
• Jetzt haben Sie einen Ordner, der immer alle E-Mails mit Anhängen aus Ihrem Posteingang anzeigt – egal von wem oder wann gesendet.
• Bonus-Tipp: Wenn Sie möchten, können Sie den Suchordner auch auf einen bestimmten Ordner einschränken (z. B. nur auf das Projekt „Kunde A“).

 

 

Praxisbeispiel 2: „Alle E-Mails von Ihrer Führungskraft im Blick behalten“

Wichtige E-Mails vom Chef oder der Chefin sollen nicht mehr untergehen? So geht’s:

• Erstellen Sie einen neuen Suchordner mit der Vorlage „Nachrichten von bestimmten Personen“.
• Wählen Sie die Person aus Ihrer Kontaktliste oder geben Sie die E-Mail-Adresse manuell ein.
• Der Suchordner zeigt ab jetzt alle Nachrichten dieser Person mit 1 Klick, egal in welchem Ordner sie liegen – auch, wenn Sie sie bereits verschoben oder archiviert haben.
  (Innerhalb des Postfachs, nicht postfachübergreifend)

Kennen Sie diese Funktion der Suchordner? Schreiben Sie gern Ihre Beispiele in den Kommentar!

Outlook-Powertipp: Drag & Drop – So machen Sie blitzschnell Aufgaben oder Termine aus E-Mails

In den vergangenen Tipps haben Sie gelernt, dass Outlook viel mehr ist, als nur ein E-Mail-Programm. Um z. B. aus einer E-Mail schnell eine Aufgabe anzulegen oder einen Termin, gibt es eine super einfache und zeitsparende Möglichkeit: Mit Drag & Drop in Sekunden, ohne irgendetwas manuell zu kopieren.

 

Schritt-für-Schritt: E-Mail in eine Aufgabe umwandeln

1. Öffnen Sie Ihren Posteingang.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die E-Mail, die Sie als Aufgabe speichern möchten.
3. Ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter Maustaste auf das Symbol „Aufgaben“ im Navigationsbereich von Outlook.
4. Outlook öffnet nun automatisch eine neue Aufgabe, in der:
   – der Betreff der E-Mail als Titel übernommen wird
   – der Inhalt der E-Mail im Notizfeld steht
5. Jetzt nur noch ein Fälligkeitsdatum und ggf. eine Kategorie setzen – fertig!
6. Klicken Sie auf Speichern & schließen und die Aufgabe ist nun in Ihrer Aufgabenliste terminiert. Die E-Mail ist nach wie vor im E-Mail-Ordner.

 

 

Schritt-für-Schritt: E-Mail in einen Termin umwandeln

1. Ziehen Sie die E-Mail, wie oben beschrieben, einfach auf das Symbol „Kalender“.
2. Outlook erstellt nun automatisch einen neuen Kalendereintrag:
   – Betreff, Inhalt und ggf. Anhang werden übernommen
   – Sie müssen nur noch Datum und Uhrzeit festlegen
3. Speichern Sie den Termin – und Outlook erinnert Sie zuverlässig daran.

 

Praxisbeispiel 1: „E-Mail-Anfrage wird zur Aufgabe mit Deadline“

Sie bekommen eine E-Mail mit der Bitte, bis Freitag ein Angebot zu erstellen. Statt sich das nur zu merken:

• Ziehen Sie die E-Mail direkt auf „Aufgaben“
• geben Sie als Fälligkeit Freitag ein
• und setzen Sie eine Erinnerung.

Schon ist alles sauber organisiert – und Sie vergessen garantiert nichts.

 

 

Praxisbeispiel 2: „Einladung wird zum Kalendertermin“

Ein Kunde schickt Ihnen eine Terminanfrage per E-Mail, aber nicht als Besprechungseinladung. Statt manuell zu kopieren:

• Ziehen Sie die E-Mail auf „Kalender“,
• legen Sie Tag, Uhrzeit und ggf. Ort fest,
• speichern Sie den Termin – fertig!

 

 

Das ist doch perfekt, oder was sagen Sie dazu?

Was wäre, wenn Outlook genau so arbeiten würde wie Sie?

8:15 Uhr – Outlook startet.
– Der Posteingang ist sortiert.
⭐Unwichtiges weg. Wichtiges oben.
✅ Aufgaben erstellt.
-️‍️ Kalender im Fokus.

Sie atmen tief durch und denken: „So kann der Tag starten.“

✨ Klingt wie Magie? Ist Outlook – mit Struktur.

 

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☐ Ich habe regelmäßig mehr als 10 ungelesene Mails?
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