INHALTSVERZEICHNIS

Schritt 1 – Start der Serienbrieferstellung

Register Sendungen

Alle Befehle zur Serienbrieferstellung finden sich auf der Registerkarte „Sendungen„.

Es gibt 5 Gruppen, innerhalb derer Sie alle Befehle finden, die zur Serienbrieferstellung in Word notwendig sind.

Start des Serienbriefes

Wählen Sie Register „Sendungen“ – Gruppe „Seriendruck starten“ – Befehl „Seriendruck starten„
hier wird die Art des Serienbrief gewählt, normalerweise erstellen Sie einen Brief.

Schritt 2 – Empfänger (Datenquelle) wählen, an die der Brief geschickt werden soll

Ebenfalls in der Gruppe „Seriendruck starten“ wählen Sie den Befehl „Empfänger auswählen„
Als Datenquelle bzw. Empfängerliste kann auf eine bestehende Datei (z. B. Excel oder Access) zurückgegriffen werden oder die Empfängerliste kann aus Word heraus neu erstellt werden. Wenn Sie Outlook als Email-Programm, können Sie auch auf die Outlook-Kontakte zugreifen.
Im Normalfall bestehen die Adressen bereits, in Form von Excel-Listen oder Access-Tabellen und brauchen nur noch ausgewählt zu werden.
Dazu wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden…„
Es öffnet sich ein Datei-Auswahldialog. Hier wählen Sie die Datei aus, die die Adresse-Daten enthält.
Als Beispiel greifen wir auf eine bestehende Excel-Datei zu.
Nachdem die Excel-Datei ausgewählt ist, wird sie im Hintergrund von Word geöffnet und es werden Ihnen alle Tabellenblätter gezeigt, die in dieser Excel-Datei enthalten sind.
Wählen Sie also das Tabellenbaltt aus, das als Datenquelle (Empfängerliste) dienen soll.

OK

Schritt 3 – Brief (=Hauptdokument) schreiben und Seriendruckfelder einfügen

Schreiben Sie Ihren Brief (Hauptdokument)
Ergänzen Sie den Brief mit „Seriendruckfeldern“ (=Platzhalter) für die jeweiligen Empfängeradressen.
Mit dem Symbol „Seriendruckfeld einfügen“ können die einzelnen Felder ausgewählt und eingefügt werden.
Bsp.:

Alternativ kann auch der Befehl „Adressblock einfügen“ benutzt werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Feldnamen im „Adressblock“ den Feldnamen der Datenquelle entsprechen. Ansonsten muss eine Neu-Zuordnung der Felder mit dem Schaltfläche „Felder wählen“ vorgenommen werden.

Schritt 4 – Vorschau auf die Serienbriefe mit Daten

Nachdem die Seriendruckfelder an den entsprechenden Stellen des Hauptdokumentes platziert wurden, können Sie sich mit dem Befehl „Vorschau“ ein Eindruck des „fertigen“ Serienbriefes verschaffen.