Microsoft WORD ist bei vielen Office-Anwendern täglich im Einsatz. Briefe, Angebote, Rechnung, Berichte uvm. werden üblicherweise mit WORD erstellt.
Bei der Texterfassung, kann man mit ein paar wirkungsvollen Effizienztechniken unheimlich viel Zeit sparen. Sei es das Markieren von Texten zum Formatieren oder Löschen, oder kopieren von Inhalten, schnell von Anfang zum Ende einer Zeile springen, …. Dafür bietet WORD perfekte Schnell-Möglichkeiten, vor allem ShortCuts (Tastenkombinationen), die 50% schnelleres Arbeiten ermöglichen.
In meinen WORD-Effizienztipps stelle ich einige der wichtigsten ShortCuts zur Verfügung.
Darüberhinaus kann man super viel Zeit bei der Erfassung von immer wiederkehrenden Inhalten sparen, je nach Dokument bis zu 90%.
Und genau dafür stellt WORD die Textbausteine (Schnellbausteine) zur Verfügung.
Was sind Textbausteine oder auch Schnellbausteine?
Textbausteine sind gespeicherte Texte, Worte, Textpassagen, die Sie in WORD mit nur 1 Klick oder direkt bei der Eingabe automatisch übernehmen können.
Damit sparen Sie sich die Eingabe von immer wieder gleich lautenden Texten, gewinnen Zeit bei der Erstellung von Dokumenten und reduzieren die Fehlerquote.
Denn alles, was als Textbaustein gespeichert und schon mal auf Tippfehler kontrolliert wurde, wird auch genauso fehlerfrei immer wieder eingefügt.
Klar, kann man auch Texte immer wieder kopieren und einfügen, aber das ist NICHT schnell und NICHT effizient 😀
„Ich brauche keine Textbausteine!“
Das ist oft eine erste Reaktion von Anwendern. „Ich brauch keine Textbausteine, denn ich schreibe ja nicht immer die gleichen Briefe!“
Aber überlegen Sie mal:
Wie oft am Tag schreiben Sie z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Internet-Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Grußformeln, usw.?
Und, wie ist die Antwort? Vermutlich mehrmals täglich. 😉
Auch für genau diese „kleinen“ Texte lohnen sich Textbausteine. Denn das Einfügen von vorgefertigten Texten ist 100% schneller, als jedes Mal neu zu schreiben.
Textbausteine (Schnellbausteine) sind absolute Zeitsparer!
Im nachfolgenden Video-Tutorial zeige ich, wie einfach Textbausteine in WORD erstellt werden.
Darunter gibt es auch nochmal eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in Textform.
Ich freue mich auf ein Feedback im Kommentar 🙂
Videotutorial „Schnellbausteine in WORD erstellen“
Schritt-für-Schritt-Anleitung als Text „Schnellbausteine in WORD erstellen“
So werden Textbausteine in WORD erstellt
- Text markieren, der als Textbaustein gespeichert werden soll
- Speichern als Textbaustein (Schnellbaustein) über Register „Einfügen“ – Befehlsgruppe „Text“ – Befehl „Schnellbausteine“
- Im aufklappenden Menü den letzten Befehl „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ wählen.
- Name für den Baustein vergeben und OK.
Das war’s schon. Ab jetzt kann in jedem beliebigen WORD-Dokument auf diesen gespeicherten Text zurückgegriffen werden.
So werden Textbausteine eingefügt
- Gehen Sie zur Textstelle in WORD, an der der Text eingefügt werden soll
- Beginnen Sie den Namen des Textbausteins zu schreiben und drücken die F3-Taste
- Wie von Zauberhand wird direkt der Inhalt des Textbausteins eingefügt und Sie sind fertig!
Alternativ kann ein Schnellbaustein auch mit dem Befehl „Schnellbausteine“ über das Menüband eingefügt werden.
- Klicken Sie dazu auf den Befehl „Schnellbausteine“ und dann auf den Baustein, der eingefügt werden soll.
- Fertig!
Was sind die Vorteile von Textbausteinen?
- Zeit sparen bei der Erfassung und Zusammenstellung von Briefen (Dokumenten)
- Fehlerreduktion, weil keine manuelle Eingabe notwendig ist
- Zeit sparen, weil das wiederholte Überdenken der Formulierungen wegfällt
- Vereinheitlichung der Dokumente (Briefe und auch E-Mails) durch gleichlautende Formulierungen
- 100% schneller bei Standardeingaben, wie der eigenen Name, die E-Mail-Adresse, Firmenbezeichnung, Abteilung
Beispiele für Textbausteine
- IBAN, BIC, Bankname
- Fußzeilen mit allen wiederkehrenden Informationen
- Kopfzeilen mit perfekter Formatierung und Inhalt
- Eigene Adresse
- Internet-Adresse und E-Mail
- Hinweise auf Angebote inkl. Hyperlinks
- ganze Textblöcke für Angebote und Rechnungen
- Grußformeln
- Betreffzeilen
- Anreden
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