Microsoft WORD ist bei vielen Office-Anwendern täglich im Einsatz.

Briefe, Angebote, Rechnung, Berichte uvm. werden üblicherweise mit WORD erstellt.

Bei der Texterfassung, kann man mit ein paar wirkungsvollen Effizienztechniken unheimlich viel Zeit sparen. Sei es das Markieren von Texten zum Formatieren oder Löschen, oder kopieren von Inhalten, schnell von Anfang zum Ende einer Zeile springen, …. Dafür bietet WORD perfekte Schnell-Möglichkeiten, vor allem ShortCuts (Tastenkombinationen), die 50% schnelleres Arbeiten ermöglichen.

In meinen WORD-Effizienztipps stelle ich einige der wichtigsten ShortCuts zur Verfügung.

Darüberhinaus kann man super viel Zeit bei der Erfassung von immer wiederkehrenden Inhalten sparen, je nach Dokument bis zu 90%.

Dafür stellt WORD die Textbausteine (Schnellbausteine) bereit.

 

Was sind Textbausteine oder auch Schnellbausteine?

Textbausteine sind gespeicherte Texte, Worte, Textpassagen, die Du in WORD mit nur 1 Klick oder direkt bei der Eingabe automatisch übernehmen kannst.

Damit ersparst Du die Eingabe von immer wieder gleich lautenden Texten, gewinnst Zeit bei der Erstellung von Dokumenten und reduzierst die Fehlerquote.

Denn alles, was als Textbaustein gespeichert und schon mal auf Tippfehler kontrolliert wurde, wird auch genauso fehlerfrei immer wieder eingefügt.

Klar, kann man auch Texte immer wieder kopieren und einfügen, aber das ist NICHT schnell und NICHT effizient 🙂

 

Ich brauche keine Textbausteine!

Das ist oft eine erste Reaktion von Anwendern. „Ich brauch keine Textbausteine, denn ich schreibe ja nicht immer die gleichen Briefe!“

Aber überleg mal:

Wie oft am Tag schreibst Du z. B. Deinen Namen, Deine Adresse, Deine Internet-Adresse, Deine E-Mail-Adresse, Grußformeln?

Und, wie ist die Antwort? Vermutlich mehrmals täglich.

Auch für genau diese „kleinen“ Texte lohnen sich Textbausteine. Denn das Einfügen von vorgefertigten Texten ist 100% schneller, als jedes Mal neu zu schreiben.

 

Textbausteine (Schnellbausteine) sind absolute Zeitsparer!

Nachfolgend findest Du ein Video-Tutorial, in dem ich Dir zeige, wie Textbausteine in WORD erstellt werden. Darunter findest Du auch nochmal eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Ich freue mich auf ein Feedback im Kommentar 🙂

Videotutorial Schnellbausteine in WORD erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung Schnellbausteine in WORD erstellen

So werden Textbaustein in WORD erstellt

  1. Text markieren, der als Textbaustein gespeichert werden soll 
  2. Speichern als Textbaustein (Schnellbaustein) über Register „Einfügen“ – Befehlsgruppe „Text“ – Befehl „Schnellbausteine“
  3. Im aufklappenden Menü den letzten Befehl „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ wählen.
  4. Name für den Baustein vergeben und OK.

Word-Textbaustein-erstellenDas war’s schon. Ab jetzt kann in jedem beliebigen WORD-Dokument auf diesen gespeicherten Text zurückgegriffen werden.

So werden Textbausteine eingefügt

  1. Gehe zur Textstelle in WORD, an der der Text eingefügt werden soll
  2. Fang an den Namen des Textbausteins zu schreiben und drücke die F3-Taste
  3. Wie von Zauberhand wird direkt der Inhalt des Textbausteins eingefügt und Du bist fertig!
Word-Textbaustein Name vergeben

Alternativ kann ein Schnellbaustein auch mit dem Befehl „Schnellbausteine“ eingefügt werden.

Klicke dazu auf den Befehl „Schnellbausteine“ und dann auf den Baustein, der eingefügt werden soll. Fertig!

Word Textbaustein mit Befehl einfügen


Werde noch effizienter und nutze das ganze Potenzial von WORD, um mehr Zeit zu sparen!

Lerne Textbausteine und mehr Möglichkeiten kennen, die WORD für Dich arbeiten lassen!

Im Online-Workshop stelle ich Dir weitere Tools vor, mit denen Du Zeit und Fehler sparen kannst.

Mehr zum Workshop „Textbausteine effizient in Office nutzen“


Wenn Du Fragen zu Textbausteinen oder meinem Onlinekurs hast, dann schreib einfach einen Kommentar oder auch eine E-Mail an anuschka(a)schwed.org.

Was sind die Vorteile von Textbausteinen?

  • Zeit sparen bei der Erfassung und Zusammenstellung von Briefen (Dokumenten)
  • Fehlerreduktion, weil keine manuelle Eingabe notwendig ist
  • Zeit sparen, weil das wiederholte Überdenken der Formulierungen wegfällt
  • Vereinheitlichung der Dokumente (Briefe und auch E-Mails) durch gleichlautende Formulierungen
  • 100% schneller bei Standardeingaben, wie der eigenen Name, die E-Mail-Adresse, Firmenbezeichnung, Abteilung

Beispiele für Textbausteine

  • IBAN, BIC, Bankname
  • Fußzeilen mit allen wiederkehrenden Informationen
  • Kopfzeilen mit perfekter Formatierung und Inhalt
  • Eigene Adresse
  • Internet-Adresse und E-Mail
  • Hinweise auf Angebote inkl. Hyperlinks
  • ganze Textblöcke für Angebote und Rechnungen
  • Grußformeln
  • Betreffzeilen
  • Anreden

Werde noch effizienter und nutze das ganze Potenzial von WORD, um mehr Zeit zu sparen!

Lerne Textbausteine und mehr Möglichkeiten kennen, die WORD für Dich arbeiten lassen!

Im Online-Workshop stelle ich Dir weitere Tools vor, mit denen Du Zeit und Fehler sparen kannst.


Mehr zum Workshop „Textbausteine effizient in Office nutzen“


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