Dropdown-Listen in Excel erstellen, Einsatz und Verwendung
Anleitung für Excel 2010/2013
Eine Excel Dropdownliste oder Auswahlliste zu erstellen macht immer dann Sinn, wenn Sie in Ihrem Excel-Arbeitsblatt in unterschiedlichen Zellen immer die gleichen Werte eingeben wollen. Dadurch sparen Sie Zeit!
Eine andere Anwendung von Excel-Dropdown-Listen ist in Zellen nur bestimmte Werte zuzulassen. Dadurch ist eine Gültigkeitsprüfung erstellt!
Nachdem Sie eine Dropdown-Liste in einer Zelle erstellt haben, erscheint in der Zelle ein Listpfeil. Klicken Sie auf diesen Listpfeil, um ein Element aus der Dropdown-Liste auszuwählen.
–> Das ermöglicht eine sehr schnelle Eingabe von Werten bzw. sorgt dafür, dass nur vorgegebenen Werte in den Zellen stehen.
Inhaltsverzeichnis:
Ein Beispiel für die Anwendung von Dropdown-Listen
Sie erstellen ein aufwändiges Excel-Tabellenblatt mit Filter- und Sortiermöglichkeiten. Dieses Excel-Tabellenblatt soll von anderen Benutzern mit Werten gefüllt werden. Damit nun für evtl. Sortier- oder Filtervorgänge immer die korrekten Werte erfasst werden, sollte die Eingabe in Zellen korrekt sein. D. h. immer die „gleichen“ Werte als Eingabe zulassen. Mit Dropdown-Listen legen Sie fest, welche Werte für die Eingabe möglich sind.
Damit stellen Sie sicher, dass nach der Eingabe der Werte das Filtern und Sortieren weiterhin sinnvoll ausgeführt werden kann.
Die Lösung sind Dropdown-Listen bzw. Auswahllisten. Ohne Dropdown-Liste kann beliebiger Inhalt in die Zellen eingeben werden. Mit Dropdown-Listen ist der mögliche Inhalt für eine Zelle vorgegeben und kann einfach vom Anwender ausgewählt werden.
Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von Dropdown-Listen
In einer Zelle möchten Sie eine Auswahl möglicher Standorte vorgeben. Die Standorte bestimmen also die Inhalte Ihrer Dropdown-Liste und damit den Gültigkeitsbereich für diese Zelle.
Wie werden Dropdown-Listen in Excel erstellt?
- Zelle oder Zellen markieren, für die die Auswahlliste angezeigt werden soll
- Wählen Sie danach im Register „Daten“ – Gruppe „Datenüberprüfung“ – den Befehl „Datenüberprüfung„
Befehl Datenüberprüfung für die Erstellung von Dropdown-Listen
- Es erscheint das Dialogbild „Datenüberprüfung„.
Hier ist im Feld „Gültigkeitskriterien“ standardmäßig als Gültigkeit „Jeder Wert“ zugelassenDas bedeutet, dass beliebige Inhalte in die Zellen eingegeben werden können. Dies ist auch im Normalfall sinnvoll! -
Dialogbild Datenüberprüfung – Standardeinstellung
-
Um nun sicherzustellen, dass nur bestimmte Werte als Auswahlliste für die Eingabe zulässig sing, ändern Sie im Feld „Zulassen“ den Wert auf Liste.
-
Es öffnet sich eine weitere Eingabezeile „Quelle„.
Hier können Sie die Elemente eingeben, die in der Auswahlliste erscheinen sollen.
Trennen Sie die einzelnen Elemente mit „Semikolon“ (Strichpunkt) voneinander.
In unserem Beispiel werden als „Quelle“ die Standorte A, B, C eingegeben.
- Dialogbild Datenüberprüfung – Güligkeit Liste
-
Bestätigen Sie die Gültigkeitsangaben mit OK.
Ab jetzt wird in der Zelle ein Dropdown-Pfeil bzw. Listpfeil gezeigt, mit dessen Hilfe Sie die Auswahlliste öffnen können, um daraus eine Auswahl vorzunehmen.
Andere Werte können in diese Zelle nicht mehr eingegeben werden.
Excel Dropdown-Liste
Wie kann eine Dropdown-Liste auf andere Zellen übertragen werden?
Wird bei der Erstellung einer Dropdown-Liste nur eine Zelle markiert, so steht diese Gültigkeit bzw. diese Dropdown-Liste nur für die markierte Zelle zur Verfügung.
Um nun anderen Zellen oder Zellbereichen die gleiche Gültigkeit (in unserem Beispiel die Listenelemente für die Standorte) zu übertragen, gibt es 2 Möglichkeiten:
- Kopieren Sie die Zelle mit der Dropdownliste mit Hilfe der Ausfüllfunktion nach unten
- oder Kopieren Sie die Zelle mit der „normalen“ Kopierfunktion (Strg + C und Strg + V) in andere Zellen
Weitergehende Informationen zur Quelle für die Elemente der Dropdown-Liste:
- Quelle für eine Dropdown-Liste können einzelne Elemente sein, die Sie manuell in das Feld eingeben, wie im obigen Beispiel gezeigt
- Als Quelle für die Gültigkeit eines Dropdown-Feldes können auch bereits existierende Zellen, die mit den entsprechenden Werten gefüllt sind, angegeben werden.
z. B. alle Artikel aus einer ArtikellisteGeben Sie dazu im Eingabefeld „Quelle“ den Zellbezug absolut ein oder benutzen Sie einen Bereichsnamen.Dadurch wird Ihre Dropdown-Liste dynamisch und zeigt immer die Werte an, die in den entsprechenden Zellen eingegeben wurden, auch wenn diese sich ändern, sehen Sie in der Dropdown-Liste immer die aktuellen Werte.Beispiel: Zugriff auf eine existierende Mitarbeiterliste
Quelle für Elemente einer Dropdown-Liste aus Zellbereich
Wie kann eine Dropdown-Liste gelöscht werden?
Wenn Sie die Dropdown-Liste und damit die Gültigkeit in einer Zelle oder einem Zellbereich löschen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:
- Zelle oder Zellbereich markieren, die die Dropdown-Liste enthält
- Wählen Sie im Register „Daten“ – Gruppe „Datenüberprüfung“ – den Befehl „Datenüberprüfung„
- Im Dialogbild „Datenüberprüfung“ wählen Sie die Schalfläche „Alle Löschen„
-
OK
