Excel Dropdown-Liste erstellen (Auswahlliste)

Update: 22.07.2019

Dropdown-Listen in Excel erstellen, Einsatz und Verwendung

Anleitung für Excel 2010/2013/2016 oder Office 365

 

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass in Excel-Zellen nur bestimmte Werte eingegeben werden können, dann nutzen Sie eine Dropdownliste  oder Auswahlliste.

Damit ist sichergestellt, dass nur die Werte in einer Zelle eingegeben werden können, die Sie vorher festgelegt haben.

Das spart Zeit bei der Erfassung und sorgt für Datenkonsistenz.

 

Wenn eine Dropdown-Liste in einer Excel-Zelle erstellt ist, erkennen Sie das am Listpfeil, der erscheint, sobald Sie in die Zelle klicken.

Mit einem Klick auf diesen Listpfeil öffnet sich die Auswahlliste und ein Element aus der Dropdown-Liste kann gewählt werden.

–> Das ermöglicht eine sehr schnelle Eingabe von Werten bzw. sorgt dafür, dass nur vorgegebenen Werte in den Zellen stehen.

Ein Beispiel für die Anwendung von Dropdown-Listen

Sie erstellen ein aufwändiges Excel-Tabellenblatt mit Filter- und Sortiermöglichkeiten.

Dieses Excel-Tabellenblatt soll von anderen Benutzern mit Werten gefüllt werden.

Damit nun für evtl. Sortier- oder Filtervorgänge immer die korrekten Werte erfasst werden, sollte die Eingabe in Zellen immer „gleich“ sein.

Die Lösung sind Dropdown-Listen bzw. Auswahllisten. Ohne Dropdown-Liste kann beliebiger Inhalt in die Zellen eingeben werden. Mit Dropdown-Listen ist der mögliche Inhalt für eine Zelle vorgegeben und kann einfach vom Anwender ausgewählt werden. Nach der Eingabe der Werte kann das Filtern und Sortieren weiterhin sinnvoll ausgeführt werden kann.

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von Dropdown-Listen

In einer Zelle möchten Sie eine Auswahl möglicher Standorte vorgeben. Die Standorte bestimmen also die Inhalte Ihrer Dropdown-Liste und damit den Gültigkeitsbereich für diese Zelle.

Wie werden Dropdown-Listen in Excel erstellt?

• Zelle oder Zellen markieren, für die die Auswahlliste angezeigt werden soll
• Wählen Sie danach im Register „Daten“ – Gruppe „Datenüberprüfung“ – den Befehl „Datenüberprüfung„

• Es erscheint das Dialogbild „Datenüberprüfung„.
  Hier ist im Feld „Gültigkeitskriterien“ standardmäßig als Gültigkeit „Jeder Wert“ zugelassen. Das bedeutet, dass beliebige Inhalte in die Zellen eingegeben werden können. Dies ist auch im Normalfall sinnvoll!

• 

  Dialogbild Datenüberprüfung – Standardeinstellung

• Um nun sicherzustellen, dass nur bestimmte Werte als Auswahlliste für die Eingabe zulässig sing, ändern Sie im Feld „Zulassen“ den Wert auf Liste.

• Es öffnet sich eine weitere Eingabezeile „Quelle„.

  Hier können Sie die Elemente eingeben, die in der Auswahlliste erscheinen sollen. Trennen Sie die einzelnen Elemente mit „Semikolon“ (Strichpunkt) voneinander.

  In unserem Beispiel werden als „Quelle“ die Standorte A, B, C eingegeben.

  

  Dialogbild Datenüberprüfung – Güligkeit Liste

 

•  Bestätigen Sie die Gültigkeitsangaben mit OK.

  Ab jetzt wird in der Zelle ein Dropdown-Pfeil bzw. Listpfeil gezeigt, mit dessen Hilfe Sie die Auswahlliste öffnen können, um daraus eine Auswahl vorzunehmen.
  Andere Werte können in diese Zelle nicht mehr eingegeben werden.

  

  Excel Dropdown-Liste

Wie kann eine Dropdown-Liste auf andere Zellen übertragen werden?

Wird bei der Erstellung einer Dropdown-Liste nur eine Zelle markiert, so steht diese Gültigkeit bzw. diese Dropdown-Liste nur für die markierte Zelle zur Verfügung.

Um anderen Zellen oder Zellbereichen die gleiche Gültigkeit (in unserem Beispiel die Listenelemente für die Standorte) zu übertragen, gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Kopieren Sie die Zelle mit der Dropdownliste mit Hilfe der Ausfüllfunktion nach unten
2. oder Kopieren Sie die Zelle mit der „normalen“ Kopierfunktion (Strg + C und Strg + V) in andere Zellen

Weitergehende Informationen zur Quelle für die Elemente der Dropdown-Liste:

• Quelle für eine Dropdown-Liste können einzelne Elemente sein, die Sie manuell in das Feld eingeben, wie im obigen Beispiel gezeigt
• Als Quelle für die Gültigkeit eines Dropdown-Feldes können auch bereits existierende Zellen, die mit den entsprechenden Werten gefüllt sind, angegeben werden.
  z. B. alle Artikel aus einer Artikelliste.
  Geben Sie dazu im Eingabefeld „Quelle“ den Zellbezug absolut ein oder benutzen Sie einen Bereichsnamen. Dadurch wird Ihre Dropdown-Liste dynamisch und zeigt immer die Werte an, die in den entsprechenden Zellen eingegeben wurden, auch wenn diese sich ändern, sehen Sie in der Dropdown-Liste immer die aktuellen Werte.Beispiel: Zugriff auf eine existierende Mitarbeiterliste

Quelle für Elemente einer Dropdown-Liste aus Zellbereich

Wie kann eine Dropdown-Liste gelöscht werden?

Wenn Sie die Dropdown-Liste und damit die Gültigkeit in einer Zelle oder einem Zellbereich löschen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

• Zelle oder Zellbereich markieren, die die Dropdown-Liste enthält
  
• Wählen Sie im Register „Daten“ – Gruppe „Datenüberprüfung“ – den Befehl „Datenüberprüfung„
• Im Dialogbild „Datenüberprüfung“ wählen Sie die Schalfläche „Alle Löschen„
• OK

Dynamische Dropdownlisten mit „intelligenter Tabelle erstellen“

Wenn sich die Werte für die Dropdownlisten ändern, können diese Änderungen an der Quelle „dynamisch“ angepasst werden.

Beispielsweise sollen die eingegebenen Kurse immer „automatisch“ in der Dropdownliste erscheinen.

Das lässt sich nicht nur, wie oben beschrieben, mit Bereichs-Namen realisieren, sondern auch mit der Funktion „Als Tabelle formatieren“ (Intelligente Tabellen).

Wie das geht, zeige ich in diesem kurzen Video-Tutorial.

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