Tipps für professionelle E-Mails

Tipps zum Schreiben von E-Mails

Eine E-Mail ist ein elektronischer Brief und sollte deshalb den gleichen „Regeln“ folgen, wie ausgedruckte Briefe. Das bezieht sich auf die Form, den Inhalt und die Rechtschreibung.

• Klare und kurze Sätze
• Strukturiert erfassen, erleichtert das Lesen (Schlüsselworte hervorheben, z.B. Fett)
• Nur 1 Thema pro E-Mail – erleichtert die Kommunikation zu diesem Thema
• Formulieren Sie so, dass es keine Missverständnisse geben kann – eindeutig
• Übersichtlichkeit erhöhen durch Leerzeilen und Aufzählungen
• Da Sie oft nicht wissen, mit welchem E-Mail-Programm und in welcher Voreinstellung Ihre E-Mail beim Empfänger dargestellt wird, sollte auf außergewöhnliche Schriftarten und besondere Textformatierung verzichtet werden. Nutzen Sie nur die gängigen Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen), dann können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mail weitestgehend beim Empfänger so aussieht, wie Sie sie erfasst haben.

Checkliste VOR dem Absenden der E-Mail

• E-Mail-Empfänger eindeutig?
• Kopien-Empfänger wirklich alle notwendig? Überlegen Sie, ob wirklich alle Personen, die Sie im CC stehen haben auch die E-Mail erhalten sollten, macht das für die betreffende Person Sinn? Das reduziert auch die E-Mail-Flut!
• Betreff angegeben? E-Mails ohne Betreff landen oft im Spam, der Betreff hilft dem Empfänger beim E-Mail-Eingang sofort zu erkennen, worum es in der E-Mail geht.
• Anhang auch angehängt? Im E-Mail-Text ist ein Anhang angekündigt, aber der Anhang muss auch „aktiv“ der E-Mail angehängt werden. In der Hektik des Alltags, kann das schon mal vergessen werden. Deshalb vor dem Absenden immer nochmal innehalten und prüfen 😉
• Anrede nicht vergessen? Die Anrede gehört einfach zu einer professionellen E-Mail dazu
• Texterfassung: linksbündig, keine Silbentrennung Ohne Silbentrennung, da Sie nicht wissen, in welcher Fenstergröße der Empfänger der E-Mail Ihre E-Mail lesen wird. Deshalb sollten die Wort-Umbrüche automatisch bleiben.
• Übersichtlichkeit erhöhen durch Absätze, die mit Leerzeilen getrennt sind
• Schlüsselwörter hervorgehoben? Fette Formatierung z. B. strukturiert den Text und erleichtert das schnelle „Scannen“ der E-Mail durch den Empfänger. Damit kann das Wesentliche, um das es in der E-Mail geht blitzschnell erkannt werden.
• Klare und kurze Sätze, eindeutig formuliert?
• Rechtschreibprüfung durchgeführt?
• Grußformel und Signatur mit allen wichtigen Angaben zum Absender dabei?

Wenn das alles kontrolliert ist, steht dem Absenden der E-Mail nichts mehr im Weg – also ab damit…😊