Ab 1.1.2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Diese Rechnungsplicht basiert auf einer EU-Initiative zur Bürokratieentlastung und Effizienzsteigerung. In Deutschland wird dies durch das Wachstumschancengesetz umgesetzt. Damit soll Bürokratieentlastung und Effizienzsteigerung erreicht werden.
Wenn Sie bisher Ihre Rechnungen bereits als PDF-Datei erstellt und per E-Mail verschickt haben, ist das zwar eine „elektronische Rechnung“, dennoch entspricht eine normale PDF-Datei nicht den Regeln für eine E-Rechnung nach den neuen Richtlinien.
Eine E-Rechnung hat einen strukturierten Aufbau mit allen rechnungsrelevanten Informationen, die maschinenlesbar sein müssen.
Der große Vorteil ist, dass solche Rechnung nicht mehr mühsam manuell in ein Buchhaltungsprogramm oder zur Überweisung abgetippt werden müssen. Eine E-Rechnung kann automatisiert eingelesen und verarbeitet werden.
Anforderungen an E-Rechnungen
Die genauen Anforderungen an eine E-Rechnung sind in der EU-Norm EN 16931 erläutert.
Aktuell haben sich 2 Standards für die Erstellung von E-Rechnungen etabliert:
X-Rechnung und ZugFerd (hat nichts mit dem tierischen Genossen zu tun, sondern ist eine Abkürzung für für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
X-Rechnung:
Ist eine reine XML-Datei, die nur noch maschinenlesbar ist. Bedeutet, es braucht eine spezielle Software, mit der man die Rechnung lesen kann. Acrobat Reader z.B. kann das auch.
Sollte es trotzdem nicht möglich sein, eine E-Rechnung, die Sie erhalten haben, zu öffnen und zu lesen, empfehle ich Ihnen die Webseite von ELSTER. Hier laden Sie Ihre Rechnung hoch und können sie anschließend lesen. ELSTER ist das offizielle Portal der Finanzbehörde und aus meiner Sicht, die sicherste Möglichkeit, eine E-Rechnung hochzuladen und lesen zu können.
Bei anderen Drittanbieter-Tools wäre ich persönlich vorsichtig, denn Sie wissen nie genau, was die Absicht hinter solchen kostenlosen Angeboten ist.
ZugFerd:
Bei einer ZugFerd-Rechnung hat man eine PDF-Datei, in der die XML-Datei integriert ist. Das heißt, sowohl Mensch, als auch Maschine kann die Rechnung lesen.
Das zum Hintergrund. Hier noch eine Quelle von offizieller Stelle zum Nachlesen.
Aber keine Panik:
Sie müssen ab 01.01.2025 nur in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, mehr nicht.
Die Voraussetzung dafür ist eine E-Mail-Adresse, an die die E-Rechnung gesendet werden kann. Und ich gehe davon aus, dass Sie mindestens 1 E-Mail-Adresse besitzen. Damit haben Sie bereits alles erfüllt, was für Sie ab 01.01.2025 nötig ist.
Für die elektronische Weiterverarbeitung und auch die Erstellung von E-Rechnungen haben Sie noch Zeit. Die genauen Übergansfristen lesen Sie etwas weiter unten in den FAQ’s.
Möchten Sie allerdings E-Rechnungen selbst erstellen und Sie bereits eine Buchhaltungssoftware nutzen, sollte das ohne Probleme in der Software möglich sein. Darüber hinaus gibt es auch kostenlose Alternativen, mit denen Sie E-Rechnungen erstellen können. Das macht z. B. Sinn, wenn Sie pro Monat ganz wenige Rechnungen schreiben.
Ähnlich verhält es sich auch mit der automatisierten Weiterverarbeitungen von E-Rechnungen, die Sie erhalten. Mit gängigen Buchhaltungsprogrammen können diese eingelesen und weiterverarbeitet werden.
Ich selbst nutze ein von mir selbst entwickeltes EXCEL-Tool zur Rechnungserstellung und werde dies in den kommenden Wochen so umprogrammieren, dass die erstellten PDF-Rechnungen in konforme E-Rechnungen im ZugFerd-Format umgewandelt werden.
Mein Tipp:
Legen Sie sich eine neue E-Mail-Adresse rechnungen@ihre-domain.xyz an und lassen Sie sich zukünftig alle Rechnungen dorthin senden. Das erhöht die Übersicht in Ihrem Postfach, um direkt zu sehen, welche E-Mail eine Rechnung enthält und welche nicht.
Das ist nur meine Empfehlung, KEINE Pflicht.
Schreiben Sie mir doch mal, wie Sie aktuell Ihre Rechnungen erstellen? Das fände ich spannend zu lesen.
FAQ’s
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht – Übergangsfristen?
Die E-Rechnungspflicht tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.
Es gibt jedoch Übergangsfristen für das Erstellen von E-Rechnungen:
• Bis Ende 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme E-Rechnungen an andere Unternehmen senden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ausschließlich E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die mit anderen Unternehmen Geschäfte tätigen (B2B).
Ausnahmen:
Steuerfreie Transaktionen (gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG)
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro brutto)
Quittungen im Geschäft, Fahrausweise, Bustickets etc.
Ich versende doch schon PDF-Rechnungen, sind das keine E-Rechnungen?
Streng genommen ja, aber keine konformen E-Rechnungen. Ab Januar 2025 müssen E-Rechnungen bestimmte Standards erfüllen, die normale PDF-Rechnungen nicht erfüllen.
Welches E-Rechnungsformat sollte ich wählen?
Es gibt zwei gängige Formate:
- X-Rechnung: Vor allem im Bereich der behördlichen Rechnungsstellung üblich.
- Zugferd-Standard: Für die meisten Unternehmen geeignet. Kombiniert ein maschinenlesbares XML-Format mit einem PDF-Dokument.
In der Regel reicht der Zugferd-Standard aus. Manche Behörden oder Großunternehmen schreiben jedoch das X-Rechnungsformat vor.
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dazu reicht es aus, eine E-Mail-Adresse zu besitzen.
Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware: Empfehlenswerte Lösung mit automatisierten Funktionen und rechtssicherer Archivierung.
Kostenloser E-Rechnungsgenerator: Einfache Lösung für wenige Rechnungen, aber fehleranfällig und mit manuellem Aufwand verbunden.
Guten Morgen Frau Schwed,
Leider alles etwas kompliziert. Überall liesst man E-Rechnungpflicht, mit etwas Panikmache.
Dann sozusagen im Kleingedruckten liesst man….aber erst ab 250 Euro.
Ich selbst habe vielleicht 2 Rechnungen im Jahr,
die den Betrag erreichen bzw. höher sind. Habe eine kostenlose Lösung gefunden um
diese Rechnungen dann “ umzuwandeln“. Alles selbst erarbeitet.
Vom Steuerberater erhielt ich erst Ende Dezember zu der Thematik ein Infoscchreiben.
Danke für Ihre klar geschriebene Information.
Verfolge Ihre Tipps immer gerne.