Outlook-Tipp 1
Nutzen Sie Outlook-Kategorien nur sporadisch oder gar nicht? Dann verpassen Sie eine der stärksten Funktionen, um Ihre E-Mails, Aufgaben und Termine effektiv zu strukturieren!
Mit Outlook-Kategorien behalten Sie immer den Überblick – ganz einfach und unglaublich effizient.
Eigene Kategorien definieren
- Klicken Sie im Menüband auf Start > Kategorisieren > Alle Kategorien.
- Wählen Sie Neu und vergeben Sie eindeutige Namen, z.B.:
- Kundenname (z.B. „Projekt Müller“)
- Dringlichkeit („Dringend“, „Wichtig“, „Später bearbeiten“)
- Aufgabenarten („Rechnung“, „Angebot“, „Meeting-Vorbereitung“)
- Weisen Sie jeder Kategorie eine gut sichtbare Farbe zu.
- Bestätigen Sie mit OK.
Kategorien schnell und einfach zuweisen
- Manuell: Rechtsklick auf E-Mail, Aufgabe oder Termin > Kategorisieren > Gewünschte Kategorie wählen.
- Tastenkürzel: Noch schneller geht es, wenn Sie Ihre am häufigsten verwendeten Kategorien Tastenkürzel zuweisen.
- Automatisch: Mit Outlook-Regeln oder QuickSteps können Kategorien automatisch vergeben werden, z.B. immer, wenn E-Mails von bestimmten Absendern eingehen.
Gezielte Suche nach Kategorien
Suchen Sie schnell und präzise nach E-Mails oder Aufgaben:
- Geben Sie einfach in das Suchfeld ein:
Kategorie:NameIhrerKategorie (z.B. Kategorie:Dringend).
- Outlook zeigt sofort alle zugeordneten Elemente.
Warum dieser Tipp Ihnen enorm hilft:
- Sie erkennen auf einen Blick, worum es geht und wie wichtig etwas ist.
- Ihre Organisation verbessert sich sofort spürbar – und Ihre Arbeit wird entspannter.
- Sie sparen wertvolle Zeit beim täglichen Suchen und Sortieren.
Probieren Sie es aus – entdecken Sie Outlooks versteckte Superkraft!
✨ Praxisbeispiele – direkt aus dem Büroalltag
Eine meiner Kundinnen – Projektassistenz in einem mittelständischen Unternehmen – hatte mir erzählt:
„Ich hab jeden Tag Termine, interne Mails, Rückfragen vom Chef, Kundenanfragen… Und am Ende weiß ich nicht mehr, was wirklich wichtig war.“
Ich habe ihr dann gezeigt, wie sie mit Kategorien ganz einfach Ordnung in diesen täglichen Mix bringt – farblich, logisch, auf den ersten Blick erkennbar.
Nach ein paar Tagen schrieb sie mir: „Mein Kalender sieht jetzt aus wie ein Farbfächer – und ich weiß sofort, was heute ansteht.“
Weitere typische Beispiele, wie Sie Kategorien im Alltag nutzen können:
✅ 1. Termine strukturieren
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Blau: Interne Besprechungen
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Grün: Kundentermine
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Rot: Fokuszeit / Unverfügbarkeiten
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Gelb: Vorbereitung / To-dos
So erkennen Sie in der Wochenansicht sofort: Was ist fix? Was ist extern? Wann habe ich noch Luft?
✅ 2. Mails clever markieren
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Pink: Nachfassen
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Orange: Warten auf Antwort
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Dunkelblau: Dringend heute erledigen
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Hellgrau: Zur Info / Ablage
Kategorien helfen Ihnen, Mails später gezielt zu filtern – z. B. „Zeig mir alles, was ich heute noch erledigen muss“.
✅ 3. Aufgaben sortieren ohne Chaos
So haben Sie klare Prioritäten, ohne ständig Aufgaben zu verschieben oder zu vergessen.
Tipp zum Schluss:
Sie können Kategorien auch mit Regeln oder QuickSteps kombinieren, um sie automatisch zuweisen zu lassen.
Beispielsweise bekommt jede Mail von „kunde@projekt.de“ automatisch die Kategorie „Projekt Müller“.
Probieren Sie es aus – Sie werden überrascht sein, wie viel Klarheit wenige Klicks bringen!
