Tipp #1: Outlook-Regeln, die Ihre E-Mail-Flut bändigen – Automatisieren Sie sich frei!

Regeln in Outlook sind wie persönliche Assistenten – sie sortieren, organisieren und markieren E-Mails ganz automatisch, noch bevor Sie sie überhaupt gelesen haben. Und es ist einfacher, als Sie denken. Hier kommen zwei geniale Regel-Ideen, die Sie sofort entlasten.

Regel-Praxis-Idee 1: E-Mails automatisch nach Projekt oder Kunden sortieren

Wenn Sie regelmäßig mit bestimmten Kunden oder Projekten/Themen arbeiten, können Sie sich das manuelle Wegsortieren der E-Mail sparen.

So geht’s:

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Register Start auf  > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Wählen Sie Neue Regel….
• Im oberen Bereich klicken Sie auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden > Weiter.
• Wählen Sie nun z. B. mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse oder mit bestimmten Wörtern im Betreff.
• Tragen Sie relevante Projekt- oder Kundennamen ein.
• Wählen Sie im nächsten Schritt diese in den Ordner Zielordner verschieben.
• Wählen oder erstellen Sie den passenden Ordner.
• Speichern Sie die Regel mit Fertig stellen.

Ab sofort werden passende E-Mails automatisch in den richtigen Ordner einsortiert – ohne einen Klick Ihrerseits!

Regel-Praxis-Idee 2: Automatische Markierung wichtiger E-Mails zur Nachverfolgung

Manche Mails dürfen nicht untergehen , z. B. von Ihrem Chef, einem Kunden oder Betreffzeilen mit „dringend“. Lassen Sie Outlook für Sie mitdenken.

So geht’s:

• Wiederholen Sie die ersten Schritte wie oben: Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen > Neue Regel….
• Wählen Sie Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden > Weiter.
• Setzen Sie einen Haken bei von einer bestimmten Person oder mit bestimmten Wörtern im Betreff (z. B. „dringend“, „wichtig“).
• Im nächsten Schritt wählen Sie Nachricht kennzeichnen für Zur Nachverfolgung und ggf. ein Fälligkeitsdatum.
• Optional: Lassen Sie die Mail zusätzlich kategorisieren (z. B. mit einer roten Kategorie).
• Fertig stellen und speichern.

So gehen Ihnen wichtige Nachrichten nie wieder unter, sie sind deutlich markiert und erscheinen automatisch in Ihrer Aufgabenliste!

Nutzen Sie bisher Regeln? Schreiben Sie Ihre Anwendungsbeispiele gerne Kommentar! 

Wissen zu teilen, begeistert!

Wie finden Sie dieses Beispiel? Schreiben Sie mir in den Kommentar!

Tipp #2: Nie mehr zu früh gesendet – So funktioniert das verzögerte Senden von E-Mails in Outlook

Kennen Sie das? Sie schreiben eine E-Mail, klicken auf „Senden“ – und bereuen es drei Sekunden später, weil Sie etwas vergessen haben oder der Zeitpunkt doch nicht passt. Outlook hat dafür eine geniale Lösung: Das verzögerte Senden. Damit können Sie genau bestimmen, wann Ihre E-Mail tatsächlich verschickt wird.

So senden Sie E-Mails zeitversetzt

• Schreiben Sie Ihre E-Mail ganz normal fertig – mit Betreff, Empfänger, Inhalt und ggf. Anhang.
• Bevor Sie auf Senden klicken, wechseln Sie im Menüband auf Optionen.
• Klicken Sie dort auf den Befehl Übermittlung verzögern (in der Gruppe „Weitere Optionen“).
• Es öffnet sich ein Dialogbild. Hier setzen Sie den Haken bei Übermittlung verzögern bis, geben Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein
• Schließen Sie das Fenster.
• Sie sind nun zurück in Ihrer E-Mail. Klicken Sie jetzt wie gewohnt auf Senden. Die E-Mail wird nicht sofort gesendet, sondern bleibt im Postausgang liegen – bis zum festgelegten Zeitpunkt.

GANZ WICHTIG ZU WISSEN:

Damit die E-Mail tatsächlich versendet wird, muss Outlook zum geplanten Zeitpunkt geöffnet sein und mit dem Internet verbunden sein.

Falls Sie also den Rechner herunterfahren oder Outlook schließen, wird die E-Mail erst beim nächsten Start versendet.

✨ Praxisbeispiel: Die perfekte Montagsmail – schon am Freitag

Sie haben freitags eine Info-Mail an Ihr Team vorbereitet, die aber erst am Montagmorgen bei allen im Posteingang landen soll?

Kein Problem:

• Schreiben Sie die E-Mail wie gewohnt.
• Stellen Sie als Versandzeitpunkt z. B. Montag, 8:00 Uhr ein.
• Klicken Sie auf Senden – fertig.

Ihre Nachricht erscheint pünktlich bei allen Empfängern, während Sie selbst noch gemütlich Ihren ersten Kaffee genießen. ☕

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie viel im Voraus planen, zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten oder Ihre Kommunikation gezielter steuern möchten.

Wie finden Sie dieses Beispiel? Schreiben Sie mir in den Kommentar!