Willkommen zurück zu Ihrem zweiten Outlook-Tipp-Tag.

Heute wird’s richtig spannend, denn eins der drei Outlook-Eier enthält sogar zwei starke Tipps auf einmal.

Wenn Ihr Posteingang manchmal macht, was er will und Outlook ständig „Ping!“ ruft, obwohl Sie sich gerade konzentrieren wollen…
Dann wird das richtige Ei heute ein echter Gewinn für Sie sein.

Klicken Sie einfach auf das Ei, das Sie anlacht.

Der jeweilige Inhalt klappt sich direkt darunter auf. Und wer weiß, vielleicht steckt heute sogar doppelt so viel Aha drin wie gestern.

Viel Freude beim Entdecken!

 

Und ich freue mich schon auf Ihre Kommentare!

Anuschka Schwed

  • null

    Der Tag, an dem 27 neue Mails in 10 Minuten kamen.

    10:01 Uhr.
    Sie wollen gerade mit einer Aufgabe beginnen … und  Ping…
    Eine Mail. Dann noch eine. Und noch eine.
    Die Info vom Chef, das CC von der Kollegin, die automatische Eingangsbestätigung vom Ticketsystem…

    Und schwupps, ist Ihr Fokus dahin. Kennen Sie?
    Dann sind Sie beim Outlook-Tipp im nächsten Ei genau richtig.

  • null

    Stille ist manchmal die produktivste Antwort.

    „Du musst nicht jede E-Mail sofort beantworten. Manchmal reicht es, sie einfach zu filtern.“
    –> Outlook, wenn es sprechen könnte

    Ein kleiner Reminder: Sie bestimmen, wie laut Outlook in Ihrem Tag mitspielt. Und das beginnt mit den richtigen Klicks.

Outlook-Regeln, die Ihre E-Mail-Flut bändigen – Automatisieren Sie sich frei!

Regeln in Outlook sind wie persönliche Assistenten – sie sortieren, organisieren und markieren E-Mails ganz automatisch, noch bevor Sie sie überhaupt gelesen haben. Und es ist einfacher, als Sie denken. Hier kommen zwei geniale Regel-Ideen, die Sie sofort entlasten.

 

Regel-Tipp 1: E-Mails automatisch nach Projekt oder Kunden sortieren

Wenn Sie regelmäßig mit bestimmten Kunden oder Projekten/Themen arbeiten, können Sie sich das manuelle Wegsortieren der E-Mail sparen.

So geht’s:

  • Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Register Start auf  > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  • Wählen Sie Neue Regel….
  • Im oberen Bereich klicken Sie auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden > Weiter.
  • Wählen Sie nun z. B. mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse oder mit bestimmten Wörtern im Betreff.
  • Tragen Sie relevante Projekt- oder Kundennamen ein.
  • Wählen Sie im nächsten Schritt diese in den Ordner Zielordner verschieben.
  • Wählen oder erstellen Sie den passenden Ordner.
  • Speichern Sie die Regel mit Fertig stellen.

Ab sofort werden passende E-Mails automatisch in den richtigen Ordner einsortiert – ohne einen Klick Ihrerseits!

 

Wie finden Sie dieses Beispiel? Schreiben Sie mir in den Kommentar!

Regel-Tipp 2: Automatische Markierung wichtiger E-Mails zur Nachverfolgung

Manche Mails dürfen nicht untergehen , z. B. von Ihrem Chef, einem Kunden oder Betreffzeilen mit „dringend“. Lassen Sie Outlook für Sie mitdenken.

So geht’s:

  • Wiederholen Sie die ersten Schritte wie oben: Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen > Neue Regel….
  • Wählen Sie Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden > Weiter.
  • Setzen Sie einen Haken bei von einer bestimmten Person oder mit bestimmten Wörtern im Betreff (z. B. „dringend“, „wichtig“).
  • Im nächsten Schritt wählen Sie Nachricht kennzeichnen für Zur Nachverfolgung und ggf. ein Fälligkeitsdatum.
  • Optional: Lassen Sie die Mail zusätzlich kategorisieren (z. B. mit einer roten Kategorie).
  • Fertig stellen und speichern.

So gehen Ihnen wichtige Nachrichten nie wieder unter, sie sind deutlich markiert und erscheinen automatisch in Ihrer Aufgabenliste!

 

Nutzen Sie bisher Regeln? Schreiben Sie Ihre Anwendungsbeispiele gerne Kommentar! 

Wissen zu teilen, begeistert!

2 Kommentare

    • Lieber Klaus,
      perfekt!!!! Und vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich freu mich immer, wenn ich die „Erfolge“ lesen kann.
      LG
      Anuschka Schwed

      Antworten

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