Microsoft Copilot für E-Mails: So sparen Sie täglich Zeit
Mit Microsoft Copilot bearbeiten Sie berufliche E-Mails effizienter – ob kostenlos oder mit der 365-Version. In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie Copilot optimal einsetzen, um Zeit zu sparen und professionell zu kommunizieren.
Use Case 1: E-Mails mit Copilot professionell beantworten
Die Herausforderung im Arbeitsalltag
Täglich verbringen viele Menschen 2–3 Stunden mit E-Mails. Oft fehlen passende Formulierungen – etwa für höfliche Absagen oder klare Antworten auf Beschwerden. Der richtige Ton ist entscheidend, kostet aber Zeit.
Die Lösung: Microsoft Copilot
Copilot generiert sekundenschnell professionelle Antworten mit dem passenden Tonfall. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und wirken jederzeit souverän – auch bei komplexen Themen.
E-Mail-Antworten mit Copilot Chat (kostenlos)
Was Sie tun können: Texte manuell einfügen und über Copilot Chat eine Antwort erstellen lassen.
So geht’s:
- Öffnen Sie copilot.microsoft.com
- Kopieren Sie den E-Mail-Text aus Outlook
- Fügen Sie folgenden Prompt ein:
„Ich habe diese Kundenanfrage erhalten: [Text hier einfügen]
Bitte formuliere eine professionelle Antwort mit:
- Höflicher Begrüßung
- Bestätigung des Anliegens
- Lösung/nächsten Schritten
- Freundlichem Abschluss
Ton: professionell und empathisch“- Überprüfen Sie die Antwort
- Kopieren Sie diese in Outlook
- Personalisieren Sie den Text bei Bedarf
E-Mails direkt in Outlook mit Microsoft 365 Copilot
Was Sie tun können: E-Mail-Antworten direkt im Outlook-Fenster erstellen lassen.
- Öffnen Sie die E-Mail in Outlook
- Klicken Sie auf das Copilot-Symbol
- Wählen Sie einen Prompt wie:
„Schreibe eine professionelle Antwort auf diese Anfrage mit allen relevanten Informationen“- Bearbeiten Sie den Vorschlag
- Senden Sie die E-Mail direkt
Use Case 2: Lange E-Mail-Verläufe effizient zusammenfassen
Das Problem bei langen Threads
In umfangreichen E-Mail-Verläufen verlieren Sie schnell den Überblick. Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten bleiben unklar.
Die Lösung mit Microsoft Copilot
Copilot analysiert lange E-Mail-Ketten und extrahiert automatisch die wichtigsten Punkte: Themen, Entscheidungen, To-dos und Zuständigkeiten.
Zusammenfassen mit Copilot Chat (kostenlos)
- Markieren Sie den E-Mail-Thread (die Mail mit allen Antworten auf Antworten…)
- Kopieren Sie den Text (Strg+C)
- Öffnen Sie Copilot Chat
- Fügen Sie diesen Prompt ein:
„Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen:
[Thread hier einfügen]
Erstelle eine Übersicht mit:
- Hauptthema
- Wichtige Entscheidungen
- Offene Aufgaben
- Nächste Schritte
- Verantwortliche Personen“- Nutzen Sie die Übersicht für Ihr Projekt
- Speichern Sie die Informationen als Notiz
Zusammenfassung mit Microsoft 365 Copilot
Was Sie tun können: Direkt in Outlook eine strukturierte Zusammenfassung erstellen lassen.
- Öffnen Sie den E-Mail-Thread
- Klicken Sie auf das Copilot-Symbol
- Geben Sie diesen Prompt ein:
„Erstelle eine Zusammenfassung dieses E-Mail-Threads mit Handlungsempfehlungen“- Erhalten Sie die Übersicht automatisch
- Exportieren Sie die Datei bei Bedarf
- Teilen Sie sie mit dem Team
Welche Version passt zu Ihnen?
Die kostenlose Copilot-Variante eignet sich hervorragend für gelegentliche Aufgaben. Sie ist ideal, wenn Sie etwas manuelle Nacharbeit nicht stört.
Wenn Sie jedoch täglich viele E-Mails schreiben oder komplexe Aufgaben schneller erledigen möchten, ist Microsoft 365 Copilot die bessere Wahl.
✨ Mein Tipp: Probieren Sie die kostenlose Version von Copilot-Chat erst mal aus. Diese steht Ihnen in allen Programmen zur Verfügung, wenn Sie Microsoft 365 nutzen.
Bearbeiten Sie regelmäßig mehr als 10 E-Mails pro Tag, lohnt sich meist der Umstieg auf die kostenpflichtige Version.
Möchten Sie lieber Zeit sparen oder flexibel bleiben? Schreiben Sie es gern in die Kommentare!
