Digitale Unterschrift erstellen: Die einfachsten Methoden in Microsoft 365 und älteren Office-Versionen

Digitale Unterschriften werden im Arbeitsalltag immer wichtiger. Viele Menschen möchten Dokumente direkt am Computer unterschreiben, ohne zusätzliche Software, ohne komplizierte Technik und ohne zertifizierte Signaturen. In vielen Fällen reicht eine einfache digitale Signatur vollkommen aus, zum Beispiel für interne Freigaben, Rückmeldungen oder Angebote.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine digitale Unterschrift in Microsoft 365, in PDF‑Dateien und – wenn verfügbar – in älteren Office-Versionen erstellen. Alle Methoden funktionieren schnell, zuverlässig und ohne große PC‑Kenntnisse.

1. Digitale Unterschrift in Microsoft 365 erstellen: Unterschrift in Word oder PowerPoint zeichnen

Diese Methode eignet sich, wenn Sie Ihre Unterschrift direkt mit der Maus, einem Stift oder einem Touchscreen eingeben möchten.

Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie Word oder PowerPoint.
2. Gehen Sie ins Menü Zeichnen.
3. Wählen Sie einen Stift aus.
4. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift ins Dokument.
5. Speichern Sie das Dokument.

Hinweis für ältere Office-Versionen: Office 2016 und 2019 enthalten teilweise ebenfalls das Menü Zeichnen. Wenn es vorhanden ist, funktioniert das Vorgehen genauso.

2. Eingescannte Unterschrift als Bild einfügen (für Microsoft 365 und ältere Office-Versionen)

Diese Methode ist meine bevorzugte Methode, weil sie in allen Versionen von Word, Outlook und PowerPoint einfach funktioniert.

So geht’s:

1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Blatt.
2. Fotografieren oder scannen Sie die Unterschrift ein.
3. Speichern Sie das eingescannte Bild auf dem PC ab. Am besten mit einer geringen Dateigröße (jpg) oder mit transparentem Hintergrund als png-Datei.
4. Öffnen Sie Word, Outlook oder PowerPoint.
5. Wählen Sie Einfügen – Bilder.
6. Wählen Sie das Bild Ihrer Unterschrift aus.

Einmal erstellt, können Sie die Bilddatei immer wieder verwenden. So bleibt Ihre digitale Signatur einheitlich und sauber formatiert.

Produktivitätstipp von mir:

Speichern Sie sich die Grafikdatei Ihrer Unterschrift als AutoKorrektur-Eintrag ab, dann geht’s noch schneller mit dem Einfügen.

3. PDF-Dokument in Microsoft Edge digital unterschreiben (funktioniert ohne Office)

Wenn Sie besonders schnell ein PDF unterschreiben möchten, ist diese Methode ideal. Sie funktioniert unabhängig davon, ob Sie Microsoft 365 oder eine ältere Office‑Version nutzen.

So geht’s:

1. Öffnen Sie das PDF in Microsoft Edge.
2. Wählen Sie oben im Menü Zeichnen.
3. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit der Maus oder dem Finger ein.
4. Speichern Sie das Dokument.

Damit können Sie in wenigen Sekunden jede PDF‑Datei digital unterschreiben.

4. PDF mit Adobe Acrobat unterschreiben (kostenlos möglich)

Viele Nutzer arbeiten mit Adobe Acrobat, um PDF‑Dateien zu bearbeiten. Auch hier können Sie eine einfache digitale Unterschrift ohne Zertifikat erstellen.

So geht’s:

1. Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat Reader.
2. Klicken Sie rechts auf „Ausfüllen und unterschreiben“.
3. Wählen Sie oben „Unterschreiben“.
4. Entscheiden Sie sich für:
   • Zeichnen (mit Maus oder Finger)
   • Bild einfügen (eingescannte Unterschrift)
   • Tippen (schriftliche Signatur)
5. Platzieren Sie die Unterschrift im Dokument.
6. Speichern Sie die Datei.

Vorteil: Die Funktion ist in der kostenlosen Version verfügbar und funktioniert unabhängig von Microsoft Office.

Welche Methode eignet sich für Sie?

• Wenn Sie viele PDF‑Dateien unterschreiben: Microsoft Edge oder Adobe Acrobat
• Wenn Sie regelmäßig Word‑Dokumente signieren: Zeichnen‑Funktion in Microsoft 365
• Wenn Sie unabhängig von Ihrer Office‑Version arbeiten möchten: gespeicherte Bild‑Unterschrift

Welche Methode möchten Sie ausprobieren?

Teilen Sie gerne Ihre Erfahrung oder stellen Sie Fragen. Ich freue mich auf Ihren Kommentar und helfe Ihnen gerne weiter.

Anuschka Schwed
Microsoft Office Expertin und Trainerin