Outlook-Profi-Tipps-Urlaubszeit

Inhaltsverzeichnis:

Tipp# 1

Tipp #2: Mehr Überblick nach der Rückkehr 

Tipp # 3: Leg Dir temporäre Ordner an

Tipp #4: Effizient mehrere E-Mails auf einmal markieren

Tipp # 5: E-Mails einer bestimmten Person finden ohne suchen

Tipp #6: Automatisch alle E-Mails einer Person aus dem Posteingang wegsortieren lassen


Tipp #1

Reserviere Dir 1 Stunde Zeit für die Bearbeitung des Posteingangs nach der Rückkehr.

Damit erreichst Du schnell den Überblick, was noch offen ist.

Nimm Dir Zeit, um den Posteingang zu sichten, fang nicht an, die erste E-Mail zu „bearbeiten“, bevor Du den kompletten Posteingang durchgesehen hast. Manches hat sich in der Zwischenzeit erledigt 😊


Tipp #2: Mehr Überblick nach der Rückkehr 

Wie im Tipp #1 bereits geschrieben, haben sich manche E-Mails während der Abwesenheit erledigt, weil vielleicht ein Kollege das Thema übernommen hat oder das „Problem“ an anderer Stelle gelöst werden konnte.

Damit Du keine unnötigen E-Mails liest, sortiere Dir den Posteingang so, dass alle zusammengehörenden E-Mails auf einmal angezeigt werden.

Dafür bietet Outlook die Unterhaltungsansicht.

So schaltest Du die Unterhaltungsansicht ein/aus

Um einen schnellen Überblick über alle „zusammengehörigen“ E-Mails einer E-Mail-Kommunikation inkl. der gesendeten Objekte zu erhalten.

Menü Ansicht – Gruppe Nachrichten – Als Unterhaltungen anzeigen

Die Unterhaltungsansicht zeigt Dir nach dem Einschalten alle E-Mails, die zusammen gehören. Die Zusammenfassung findet über die Betreffzeile statt. So kannst Du den Verlauf der E-Mail-Unterhaltungen während der Abwesenheit wunderbar überblicken.

Vor jeder Unterhaltung findest Du ein Dreieck, mit dem Du die „Details“, also alle E-Mail einer Unterhaltung anzeigen kannst und auch wieder zusammenklappen kannst.

Ein weiterer Vorteil der Unterhaltungsansicht:

Du kannst eine komplette Unterhaltung mit der Maus anklicken und per Drag&Drop alle Mails auf einmal verschieben oder auch löschen.


Tipp # 3: Leg Dir temporäre Ordner an

Leg Dir Ordner an für Prio 1 und Prio 2.

In diese Ordner verschiebst Du die E-Mails bei der ersten Durchsicht des Posteingangs.

E-Mails, die erledigt sind, löschst Du oder schiebst Sie in einen Ordner Erledigt oder Archiv (je nach Deiner Organisationsstruktur).

Anschließend, wenn alle E-Mails priorisiert wird, fängst Du mit den Mails im Ordner Prio 1 an.


Tipp #4: Effizient mehrere E-Mails auf einmal markieren

Gerade nach dem Urlaub, wenn es viele E-Mails zu bearbeiten gibt, ist es hilfreich effizient zu markieren.

Wenn Du z. B. die erste, die fünfte und die zehnte E-Mail markieren willst, um sie zu verschieben oder zu löschen, kannst Du mehrere Mails bei gedrückter STRG-Taste anklicken und damit auf einen Streich markieren.

Alle E-Mails können mit STRG + A markiert werden.


Tipp # 5: E-Mails einer bestimmten Person finden ohne suchen

Lass Dir von Outlook alle E-Mails einer bestimmten Person zeigen. Outlook kann das super schnell, ohne die Suchfunktion.

Dafür klickst Du mit der rechten Maus auf einen E-Mail der gewünschten Person.

Es öffnet sich ein Kontextmenü und dort findest Du den Befehl „Verwandtes suchen“ – „Nachrichten vom gleichen Absender“.

Und schwupps, zeigt Dir Outlook alle E-Mails der Person auf einmal an.

 


Tipp #6: Automatisch alle E-Mails einer Person aus dem Posteingang wegsortieren lassen

Statt mühsam jede Mail einer bestimmten Person zu suchen, kannst Du das Outlook für Dich automatisch tun lassen und dann direkt auch in einen bestimmten Ordner verschieben lassen.

Nutze dafür die Outlook „Regeln“:

So erstellst Du eine Regel:

Klicke auf der E-Mail von der besagten Person rechts (Kontextmenü)

Wähle den Befehl „Regeln“ – „Regel erstellen …“

Im nachfolgenden Dialog wählst Du die Häkchen und noch den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen.

OK legt die Regel und aktiviert diese. Vorher erscheint noch ein Dialogbild.

Hier kannst Du einstellen, dass „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner angewendet“ wird. Diesen Haken setzt Du, damit der Posteingang automatisch auch die bereits eingegangenen E-Mails (während des Urlaubs) der betreffenden Person verschoben werden.

Fertig!

Wenn Du das nur einmalig machen willst, kannst Du nach ausführen der Regel diese wieder löschen.

 

Regel löschen

Um eine Regel zu löschen, wähle im Menüband oder über das Kontextmenü den Befehl „Regeln“ – „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“

Anschließend werden alle existierenden E-Mail-Regeln aufgelistet.

Klicke die Regel an, die gelöscht werden soll und wähle den Befehl „Löschen“

OK – Fertig!

 


Das waren 6 Tipps von mir, die das effiziente Bearbeiten von E-Mails nach dem Urlaub erleichtern.

Ich freue mich, wenn Du mir ein Feedback als Kommentar hinterlässt, wie Du die Tipps findest, Fragen dazu oder auch Deine besten „Strategien“ nach dem Urlaub.

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